入居工事～引越・原状回復着工まで 2カ月前～引越

「オフィス移転のスケジュール【徹底解説】②移転先のレイアウト、プランニング」では、オフィスの移転先が決定し、オフィスデザインやプランニング、引越の準備についてお話をしました。

ここからは、引越、原状回復工事の着工までを以下の3点をご説明いたします。

① 原状回復工事の発注 ② 入居工事の工程、現場確認 ③ 移転説明会の実施

① 原状回復工事の発注

まずは、現在原状回復工事については、指定会社（B工事会社）の場合、工事の専門的な知識がないと工事金額が適正なのかを判断することが難しく、そのため、専門会社に価格の査定を依頼することをオススメします。

工事会社に見積を依頼する際には、図面や写真だけでは不明確な部分もありますので、正確な金額を算出してもらうために必ず現地調査をお願いしましょう。

最終的に発注する際には、入居工事と同様に不明点が無いように、しっかりと説明をもらうことも重要なポイントです。工事後のトラブルにならないように工事会社とも打ち合わせを行いポイントはしっかりまとめておきましょう。

② 入居工事の工程、現場確認

入居工事が始まると、安心される方も多いのですが、工事の工程、現地確認もとても大切です。

設計の段階で、細かくすり合わせを行っていた場合でも、その時には見えてこなかった障害が工事途中で判明することもあります。工事中の緊急時にも柔軟に対応できるよう、プロジェクトチームや決裁者との連絡方法を含め対応体制を整えておくことも必要です。

また、こだわりのある設えやオリジナルな造作を施す際には、必要に応じて現地で立会い確認をしましょう。仕上がってしまってからの変更は、工期の遅れや追加のコストにつながります。

③ 移転説明会の実施

工事が進み、引越し日が近づいてきたら、社内向けに移転説明会も実施しましょう。移転後のオフィスを楽しみにしている方も多いでしょう。コンテンツとしては、新オフィスの使い方の説明（入退館方法や照明、空調操作方法など）、引越しの説明（資材梱包方法、当日の立会い者の確認など）を準備すると良いですが、それだけではなく、新しいオフィスでの狙いや目的などもしっかり共有することで、社員皆さんの新しいオフィスへのモチベーションを高めるのもポイントの一つです。

引越し日以降、すぐに営業稼働を予定している場合は稼働日にスムーズにスタートできるよう最後の確認が重要です。

引越・原状回復工事~退去まで　引越~1ヶ月後

① 引越し ② 原状回復工事確認、引き渡し ③ 各種行政手続き

① 引越し

新しいオフィスが完成し、社員皆さまへの説明も完了したら、メインイベント引越しです。引越作業を行うことで業務に支障が出ないように、スケジュール等は前もって共有することがポイントです。オフィスの機能をまるごと移動するので、引越し作業は簡単ではありません。当日は、特に旧オフィスの搬出、新オフィスの搬入のタイミングにはできるだけ立会いを行い、急なトラブルにも対応できるようにしましょう。

引越し時の旧オフィス現場で気をつけることは、荷物の運搬漏れや処分漏れがないかをしっかり確認をすることです。引越しが終わると旧オフィスは原状回復工事の準備に入ります。原状回復工事前の見積っていた廃棄物より多くの物が残ってしまっていると、工事費用の増額につながるため注意が必要です。

続いて、新オフィスの現場で気をつけることは、搬入される荷物の数量と状態の確認です。オフィスから多くの荷物や備品を映します。段ボールの数も多くなります。引越し時にトラブルとなることが多いのは「荷物の紛失、破損、汚損」です。オフィス移転を専門で行う引越会社とはいえ、人が手で運ぶ作業です。トラブルを完全に防ぐことは難しいですが、梱包した段ボールの数量を管理して、引越し先に漏れなく搬入されたかを確認すること、また開梱作業時には荷物の破損、汚損がないかしっかり確認することは大切なポイントとなります。

運ばれた段ボールをしばらく放置してしまうケースもあるかと思いますが、できる限り中身の確認を行い破損等が無いかを確認しておきましょう。引越し日から時間が開いてしまうと、引越しによる損害なのかが不明確になりトラブルのもととなります。

② 原状回復工事確認、引き渡し

引越しが終われば、旧オフィスの原状回復工事がスタートします。原状回復工事も入居工事と同様に、工程通り工事が進んでいるか、発注内容と相違ない内容で施工されているか確認をしましょう。

工事が終了するとビルオーナーへの引き渡しを行います。ここで工事が問題なく終了していることが確認できて完了となります。

③ 各種行政手続き

お引越し後、各管轄の関係省庁へ届け出が必要です。法務局、税務署等それぞれ提出の期限もばらばらになりますので、予め提出までのスケジュールと必要な書類を確認しておきましょう。

目的と計画が大事。そしてオフィス移転のプロに任せよう！

オフィス移転を担当された方の中には「もう二度と担当はやりたくない」と、お話する方もいます。自力だけでオフィス移転を担当するのは本当に大変です。上記で説明した通り行うべきタスクも多く、また、不慣れな方が担当することでスケジュールが伸び、無駄なコストが発生する場合もあります。

現在、オフィス戦略は企業価値を高めるためだけでなく、働き方の改善や社員間のコミュニケーションの改善など企業経営にとっても重要な役割を担っていると言えます。

通常業務を行いながら移転をスムーズに進めるには、全てワンストップで提案してくれる、オフィス移転のプロにお願いし、連携しながらオフィス移転を進めることを強くオススメします。