フリーアドレスとはどのようなオフィススタイル？

フリーアドレスとは、仕事をするための着席場所を自由に選べるオフィススタイルです。自分だけの専用デスクがなく、仕事の作業台として使えるデスクと椅子がオフィス内の各所に設置されています。

採用されるデスクやレイアウトなどは会社で異なりますが、中にはソファスペースを設けているところもあります。カフェのようなイメージで、空いている席の中から自分の気分に合う場所を選ぶことができます。

一般的には、ノートPC・タブレット・スマートフォン・無線LANなどを使って業務を行ない、モバイルワーク中心の職場で取り入れられることが多いです。オフィス内のどこでも仕事ができるよう、全フロアにWi-Fi導入するなど工夫している会社もあります。

グループアドレスとの違い

グループアドレスとは、ユニット・グループ・チームといった企業内での一団体が指定エリア内で自由に席を選べるスタイルを意味し、特定のメンバーと範囲で実施されるフリーアドレス制です。単なるフリーアドレスとは実施規模が異なります。

フリーアドレスは社内全体で実施される自由席形式を指しますが、グループアドレスは特定範囲で実施される自由席形式をいいます。フリーアドレスは全体、グループアドレスはグループによるフリーアドレスと考えると覚えやすいでしょう。

フリーアドレスが増えてきた理由3つ

近年、各地でフリーアドレスを導入する企業が増えています。その理由として、ナレッジワークの普及・生活者社会への変化・IT技術の進化が考えられます。働き方の変化と社会的な変化、そして技術的な発展が関係しているということです。

ニーズや変化に合わせる会社はもちろん、これまでフリーアドレスを検討していたけど実現が難しかった会社がフリーアドレスの導入を始めています。以下にフリーアドレスが増えてきた理由について紹介していますので、理解を深めておきましょう。

1：ナレッジワークの考え方の普及

フリーアドレスが増えてきた理由1つ目は、ナレッジワークの考え方の普及です。これまでの業務は決められた作業を行なうだけでしたが、最近は市場に対する価値創造が企業に有益な結果をもたらすと考えられています。

市場の動きに合わせて価値を創る業務をナレッジワークといい、知的な創造を行なうためには多様な意見や物の見方が必要になります。

フリーアドレスは作業場所を選ばないため、保守性よりも外交的でアクティブな気持ちが生じ、自分とは別の意見や価値観を持つ人とも会話がしやすくなると考えられています。それにより知り得た情報は、ナレッジワークに活かされることが期待できます。

2：生活者社会への変化

フリーアドレスが増えてきた理由2つ目は、生活者社会への変化です。世の中の事情は、物を消費するだけの消費者社会ではなく、価値観やサービスまでも含めて消費する生活者社会に変化しています。

この時代変化に対応して利益を生むのが、1つ前にご紹介したナレッジワークです。生活者社会に変化していることがナレッジワークの需要につながっているため、生活者社会もフリーアドレスを導入する会社・企業が増えた要因の1つに挙げられます。

3：IT技術の進化

フリーアドレスが増えてきた理由3つ目は、IT技術の進化です。従来のコンピューター業務では、端末を特定のサーバーなどに有線でつなぐ必要がありました。そのため、社員の固定席が必要で、自由席スタイルを導入したくてもできない企業もあったと言います。

現在はWi-Fiなどにより無線でインターネットが利用でき、端末1つで様々な作業ツールを使えるようになりました。これにより固定席がなくても業務できるようになったため、フリーアドレスを導入する企業が増えたと考えられています。

フリーアドレスのメリット8つ

フリーアドレス導入によって得られる利点は、目的や理由に貢献する内容だけではなく、社員に与える良い影響、および企業全体に生じるメリットもあります。

それは、課題解決能力の向上・コミュニケーションの活性化・部署などを越えたコラボレーションが生まれる・決断が速くなる・チーム編成の容易化・スペースの有効活用・オフィス環境の美化・オフィスが広く見えるなどです。

以下に各メリットについて紹介しますので、確認しておきましょう。

1：課題解決能力の向上

フリーアドレスのメリット1つ目は、課題解決能力の向上です。部署・部門・チームなどを越えてコミュニケーションを図れるので、個々の問題を解決するための協力者が増える見込みがあります。

部署や部門で業務内容が異なるため、発想の出方や価値観にも異なります。多様な意見や物の見方が集まることで、自分だけでは難しいと思っていた問題に対する解決の糸口が見つかりやすくなるでしょう。

2：コミュニケーションが活性化する

フリーアドレスのメリット2つ目は、コミュニケーションが活発化することです。部署や立場を問わず自由に作業場を選べるため、自分の部署・他の部署・上司・部下などあらゆる社員と気軽にコミュニケーションをとれるようになります。

異なる視点の意見交換・情報交換ができるため、多様なアイデアにつながる可能性が期待できます。また、上下関係における不要な緊張感を低減する機会も作りやすく、企業全体の考え方次第で社員が能力を発揮しやすいクリーンな職場を実現できます。

3：部署や立場を越えたコラボレーションが生まれる

フリーアドレスのメリット3つ目は、部署や立場を越えたコラボレーションが生まれることです。異なる部署の社員同士でも意見や情報交換しやすくなるため、多様な視点を織り込んだコラボレーションも生まれやすくなるでしょう。

多様な視点や価値観を取り入れることで、オリジナリティあるアイデアが誕生する可能性が高まります。フリーアドレスな職場は、市場の動向に合わせた創造をする上で、とても価値のある話し合いが行える環境と言えます。

4：決断の判断が速くなる

フリーアドレスのメリット4つ目は、決断の判断が速くなることです。多様なジャンル間でのコミュニケーションが活発になり、さまざまなものの見方が集まることで解決の糸口が見えやすくなると、他の企画などでも決断速度が上昇します。

あらゆる意見や価値観が集まれば、いろんな提案やアイデアが浮かび、テーマや目的に適したことが発見しやすくなします。決断の速さは業務効率と生産性の向上に貢献するため、有益な結果を生むでしょう。

5：チームの編成が容易になる

フリーアドレスのメリット5つ目は、チームの編成が容易になることです。チーム編成が必要な仕事では、メンバー同士が近くに座ることでコミュニケーションが取りやすくなり、作業効率や課題解決能力が向上します。

情報を共有する際、フリーアドレスは近くに集まって作業することで、すぐに口頭で必要な情報を伝えられるため、作業のしやすさにつながります。

6：スペースを有効活用できる

フリーアドレスのメリット6つ目は、スペースを有効活用できることです。座席率に合わせて席を適切な数にすると、コミュニケーションエリアを作り出せます。限られた範囲を有効活用できるため、より良く過ごせる空間が作れるでしょう。

フリーアドレスは、全社員分の席を用意しないことが前提となっているため、1つの机を複数人で共有するタイプの席があります。コミュニケーションを促す席も設けることで、業務が効率的に行えるでしょう。

7：オフィス環境の美化につながる

フリーアドレスのメリット7つ目は、オフィス環境の美化につながることです。固定席の自分用デスクでは不要な書類・荷物などを置いてしまう方も少なくありません。

しかし、フリーアドレスではロッカーなどから仕事に必要なものを取り出して席を選ぶケースが多いため、荷物量が減って外観がよくなります。デスク上の物が少ないことでスッキリし、爽やかで清潔感のあるオフィス空間になるでしょう。

8：オフィス内空間が広く見える

フリーアドレスのメリット8つ目は、オフィス内空間が広く見えることです。デスク上やその周りが綺麗になることで通路が広くなり、オフィス全体が見渡しやすくなるため、視覚的な奥行きが出て空間が広く感じられるようになります。

空間が広く感じられるようになると、人の心も閉鎖的になりにくくなるため、フリーアドレスによってコミュニケーションが広がり、あらゆる意見や価値観にも柔軟になれることが期待できます。

フリーアドレスのデメリット7つ

フリーアドレスには効果的で有益な結果につながるメリットがたくさんあります。しかし、デメリットがないというわけではありません。

懸念すべき項目に、組織内でのアイデンティティ・距離感・ルール浸透性・集中力・マネジメント・帰属意識があります。これらが低下したり、妨げられたりする可能性があるため、対策するためにデメリットも確認しておきましょう。

1：組織の中でのアイデンティティが失われる

フリーアドレスのデメリット1つ目は、組織の中でのアイデンティティが失われることです。組織におけるアイデンティティとは、所属意識の保持を指します。自身は特定のチームや部署のメンバーとして、企業全体にとってどんな存在なのかを理解する意識です。

自由席形式でチームなどと離れて仕事をすると、自身が特定チームのメンバーであるという認識が薄れることがあります。同じチーム内または別チームとの間で相互作用を生み出し、それを維持するためにも、組織的アイデンティティは必要と言われています。

2：適度な距離感がない

フリーアドレスのデメリット2つ目は、適度な距離感がないことです。業務の内容によっては、社員が周囲との間に距離がある特定場所で仕事をした方が上手くいくケースもあります。

また、業務的に意見・情報交換など周囲との関わりが必要ない場合は、距離感や自分だけのスペースがないことにストレスを感じる方もいます。社員の性質や業務内容に応じて場所を選べるようレイアウトを工夫すると、個々が最適と感じる距離感で作業できます。

3：ルールの浸透まで時間がかかる

フリーアドレスのデメリット3つ目は、ルールの浸透までに時間がかかることです。オフィススタイルが固定席の時とは異なるため、その中で過ごす際のルールにも違いが出ます。

これまでの固定席形式に慣れていた社員はフリーアドレスのルールに馴染みにくい可能性が懸念されるため、ルールを社員全体で正確に理解し、それを実行してもらえるように工夫が必要です。

4：集中して作業できない

フリーアドレスのデメリット4つ目は、集中して作業できないことです。誰もが自由に場所を選べるスタイルなので、自分の周りで作業を行なう人は毎日変わる可能性が高いと言えます。

人によって業務内容が異なるため、自分にない作業による行動や音が気になってしまうこともあるでしょう。また、自分だけのスペースがないために気を遣いすぎたり、神経質になってしまう社員もいます。

5：マネジメントが難しい

フリーアドレスのデメリット5つ目は、マネジメントが難しいことです。社員は、固定席であればいつも同じデスクにいますが、フリーアドレスでは毎日いる場所が異なる可能性があります。そのため、従来のマネジメント方法では対応しきれません。

従来の方法とは違う方法で管理しなければならないため、そのためのツール導入や、使い方に慣れる必要もあります。フリーアドレスのマネジメントで使用されるツールはクラウド型なので、場合によっては慣れるまでに時間がかかるでしょう。

6：作業場所が固定されてしまう

フリーアドレスのデメリット6つ目は、作業場所が固定されてしまうことです。自由に席が選べる形式でも、誰がどこにいるのか分からなることを防ぐために、結果として同じ作業場所になってしまうケースがあります。

フリーアドレスの環境下であるのにもかかわらず、探したい社員をすぐに見つけられるように上司に固定場所で作業するよう指示された際は、ある程度範囲が限定されるグループアドレスも検討しましょう。

7：帰属意識の低下

フリーアドレスのデメリット7つ目は、帰属意識の低下です。組織へのアイデンティティが低下すると、所属している組織に対する愛着心や帰属意識が低下する可能性があり、チームで協力して作業する意識が薄くなってしまいます。

チームメンバー間で生じる協力体制を誕生・維持させるためにも、週に1回程度は部署ごとに限られた範囲で業務するなどルールを設けると良いでしょう。また、ロッカーなど自分の小スペースにチームメンバーの写真を貼っておく対策法もあります。

フリーアドレス導入前の準備5つ

フリーアドレスは先進的で社会のニーズに沿う業務につながると考えられていますが、どの企業・業種にも有効なスタイルとは言えません。相応の良し悪しがあり、考慮すべき点もあります。

そのため、フリーアドレスの導入を検討している企業は、失敗がないように事前準備を行なう必要があります。一般的な流れは、相性の見極め・在席率調査・レイアウト決定・家具選定・パソコンなどの用意です。以下に各準備段階を紹介しますので、参考にしてください。

1：企業業態と合うか見極める

フリーアドレス導入前の準備1つ目は、企業業態と合うか見極めることです。導入の目的やイメージ・希望する機能的役割・運用スタイルなど具体的に考えた上で、フリーアドレスを自社が導入することでの現実的な実現性や適切性などを議論します。

フリーアドレスがもたらすメリットと、自社が実現したい内容や企業業態が合っているかを見極めましょう。フリーアドレスも含め全ての業態に有効なオフィススタイルはないため、導入前の検討は慎重に行うことが重要です。

2：在席率を調査する

フリーアドレス導入前の準備2つ目は、在席率を調査することです。社員の在席率を計測した結果は、フリーアドレス導入の成功可否を決める基準になります。

在席率が高いと実施しても上手く機能せず、メリットが得られる可能性が見込めません。減らす在席数を算出する際も在席率は役立つため、座席率が高くても導入に向けた工夫はできます。また、実用した時に不具合がないか点検も必要です。

一般的な在席率の算出方法は、在席・離席・退席の3つの項目を設定、昼夜月曜～金曜まで調査し、ミニマム・アベレージ・ピークの各在席・離席・退席をカウントする流れです。

3：レイアウトを決める

フリーアドレス導入前の準備3つ目は、レイアウトを決めることです。導入に適していることが確定し、実際に取り入れることになった場合は、フリースタイル制に向けたオフィス空間のレイアウトを決めます。

まず、どのフロアおよび範囲をフリーアドレスにするのかを考えます。フロア全体と一部分では必要な座席や家具などの数が変わるため、はじめに決める必要があります。範囲が決まったら、実際の運用を見据えたレイアウトを設計します。

4：オフィス家具の選定

フリーアドレス導入前の準備4つ目は、オフィス家具の選定です。レイアウトが決定すると必要な家具や物品が明白になるため、必要と言える家具の中からオフィスに合うものを選定します。

機能性とデザイン性の双方で考えるため、必要な家具のカテゴリから適したものを選びましょう。もちろんコストの面もあるので、あらゆるメーカーや販売元のカタログを参考にすると良いです。

5：パソコンやモニターの用意

フリーアドレス導入前の準備5つ目は、パソコンやモニターの用意です。レイアウトの決定と共に明白になるのは、家具だけではありません。パソコンやモニターといった、業務上不可欠な物品についても必要な個数などが見えてきます。

また、全フロアで業務を行なうために、そのスタイルに適したWi-Fiの導入が必要です。コンピューターや周辺機器の準備は社員の作業効率に影響が出るため、よく検討しましょう。

フリーアドレスを有効活用する方法7つ

フリーアドレスを有効活用するためには、メリットを活かし、デメリット対策することが必要です。それらを実現するために有効な方法は、主に7つあります。

それは、作業場所の選定をルール化・集中スペースの確保・企業への存在意識を持たせる工夫・クラウド上で勤怠管理・朝礼やミーティングを工夫・郵便物の紛失や見逃しを防ぐ手段を導入・電話の取次方法を考えることです。各詳細を、以下で紹介していきます。

1：作業場所の選定をルール化する

フリーアドレスを有効活用する方法1つ目は、作業場所の選定をルール化することです。作業場所が固定されないように、選定方法をルール化しましょう。たとえば、くじ引きやルーレットなどで場所を決める方法が採用されています。

途中でルールを変えると社員が困惑する可能性があるため、席固定化の懸念がある時はくじ引きなどで席決めを行なうルールを取り入れましょう。しかし、導入後の様子で固定化が目立つ場合は、途中で検討が必要です。

2：集中できるスペースを確保する

フリーアドレスを有効活用する方法2つ目は、集中できるスペースを確保することです。開放的で近くに誰かがいるスペースでは集中できないことや、業務内容的に1人で集中して取り組みたいこともあるでしょう。

そのような事情を持つ社員のために、1人で集中できるスペースを確保することも大事です。オープンスタイルがあっている方もいればそうでない方もいるため、どちらも働きやすいように工夫しましょう。

3：企業への存在意識を持たせる工夫をする

フリーアドレスを有効活用する方法3つ目は、企業への存在意識を持たせる工夫をすることです。自由に席が選べて周りに同じ所属の人たちがいない場合、自分が置かれている企業内の位置や、特定の所属に置かれている意識が薄くなることがあります。

そのような企業への存在意識が致命的なレベルまで薄くならないように、意識を持たせる工夫を取り入れましょう。たとえば、ロッカーに自分の名前・所属・写真を付けるだけでも、この会社に勤め、どの所属・立場であるということが認識できます。

4：クラウド上で勤怠管理を行う

フリーアドレスを有効活用する方法4つ目は、クラウド上で勤怠管理することです。日本における企業の多くは、管理者の目が届く範囲でチームメンバーを置き、各社員の業務量や仕事の進み具合を把握・管理していました。

しかし、フリーアドレスは自由に席を選べるため、目の届く範囲で管理することが難しくなります。クラウドシステムを利用した勤怠管理ツールを取り入れることで、パソコン上でメンバーの業務情報を可視化できるようになるでしょう。

5：朝礼やミーティングを工夫する

フリーアドレスを有効活用する方法5つ目は、朝礼やミーティングを工夫することです。社員が各自で好きな場所に移動するため、朝礼の仕方やミーティングの集まり方には工夫が必要です。

朝礼に関しては、全体朝礼を廃止し、部署やチームごとに朝礼する方法に変更することが一般的です。ミーティングでは、話したいタイミングでミーティング用のエリアに集まるようにする、少人数ならカウンターで話すなど工夫されています。

6：郵便物の紛失や見逃しを防ぐ手段を考える

フリーアドレスを有効活用する方法6つ目は、郵便物の紛失や見逃しを防ぐ手段を考えることです。席が自由な環境下の場合、従来のように郵便物を各デスク上に置く方法では、届いた郵便物を渡す手間やリスクがあります。

そのため、部署ごとに郵便受けを設ける方法や、マグネット式の郵便受けをロッカーに設置する方法を取り入れることで、紛失や見逃しが起きるリスクも低減されます。

7：電話の取り次ぎ方法を考える

フリーアドレスを有効活用する方法7つ目は、電話の取次ぎ方法を考えることです。自分のデスクがないので、内線電話で取り次ぎできなくなります。そのため、電話の取り次ぎの仕方も従来の方法とは変える必要があるでしょう。

一般的な対策は、携帯電話の支給、直通のコードレス電話機の支給です。これらを使うことで電話の取次ぎが比較的行いやすくなり、業務上必要なメンバーや社員にすぐ連絡を取れるようになります。

フリーアドレスのメリットを理解して導入してみよう

作業する席を自由に決められるフリーアドレスは、導入により課題解決能力の向上・コミュニケーションの活発化・チーム編成が容易になる・オフィス環境の美化につながるなど様々なメリットがあります。社員・企業の双方に有益な効果があると言えます。

もちろんデメリットもありますが、対策がとれる内容ばかりです。そのため、良さを活かせる工夫とリスクを防止する対策を同時に行い、フリーアドレスによって有益な結果を得られるようにしましょう。