役員室とは？

役員室とは一般的に企業における取締役等の重役が執務に使う場所です。

執務と一言にいっても仕事の内容は多岐にわたっており、役員室は通常の執務の他、来客の応接や商談、社内ミーティング等にも使われますので、様々なシチュエーションに対応した空間であることが要求されます。

機密性の高い情報を扱うことも

役員室では、顧客情報や会計帳簿、その他の社外秘情報を管理することもあります。

役員室は機密性の高い情報を扱うこともあるので、情報漏洩防止の観点からセキュリティに配慮された場所でないといけません。

役員会議室とは違う

企業の中には「役員室」と「役員会議室」それぞれ異なるスペースが確保されている場合もあります。どちらも役員が使用すること、機密性の高い情報を扱う可能性があること、出入りできる人員が制限されていることなどの共通点があります。

しかし、役員会議室は役員複数が集まり重要な意思決定を行う部屋であるのに対し、役員室は一人の役員につき一室与えられたスペースであり、個人の執務室としての機能を併せ持つという特徴があります。

「役員室」と「役員会議室」は言葉の響きは似ていても、それぞれの用途は違います。

役員室に必要な機能5選

役員室では一般の業務とは一線を画した業務も多数行われるため、色々な機能が求められます。

今回は、「執務空間」「応接機能」「ミーティング機能」「情報の機密保持」「防音性」についてそれぞれ詳しくみてみましょう。

役員室に必要な機能1：役員の執務空間

役員が日々効率的に執務を行うために必要なものをそろえましょう。

役員が普段執務を行うオフィスとして業務内容にあったデスクやチェアが必要です。役員室では日々重要な意思決定が行われています。長時間座っても疲れにくく、集中して業務にあたれる家具を選定することが快適に業務をこなすことにつながります。

また役員は秘書と連携を取りながら日々の業務にあたることも多いため、役員室を設置するときには秘書と役員が連携を取りやすいレイアウトにすることも視野に入れたほうがよいでしょう。

役員室に必要な機能2：来客の応接機能

役員室では商談等で来社した外部からのお客様をもてなす機会もあります。

重要な商談では話し合いが長時間になる可能性もあるので、いかにお客様にリラックスして滞在していただくかが、1つのポイントになります。

ゆったりと座れるテーブルとソファの応接セットなどを設置することが相手方の好印象につながります。

応接室として来客の対応をするために訪問する側の目線に立った役員室のコーディネートをすることも重要です。

役員室に必要な機能3：社員とのミーティング機能

役員室で打ち合わせ等を行う場合は、社内ミーティングにも対応できるようデスクとチェアを配備しましょう。最近ではICT機器を使用した会議も一般的になってきていることから、より効率的にミーティングが行えるよう配慮された空間づくりも重視されています。

下の項で詳しく記述してありますが、役員室のミーティング機能を重視する場合役員と社員の意見交換がスムーズに行われるレイアウトも検討してみてください。

役員室が時にはミーティングルームになることも考慮して配置を考えましょう。

役員室に必要な機能4：情報の機密保持

役員室では社外秘情報を扱ったり、保管したりすることも多くあります。しかし、商談やミーティング等で不特定多数の人間が出入りする空間であるという側面も持っているため、機密保持には十分配慮しなければなりません。

機密情報のセキュリティを守るためには部屋自体の物理的な遮断性を高める、また情報の管理を徹底するなどの工夫が必要です。

役員室に必要な機能5：防音性も重視する

前述したように、役員室で扱う情報のセキュリティを守るためには、防音性能を高めることも重要です。防音性を重視するなら密閉性の高い部屋であることが望ましいですが、壁や扉の工事が難しい場合はサウンドマスキング等で対策することも検討してみてはいかがでしょうか。

情報漏洩防止に力を入れたいのなら、役員室の防音性もチェックしましょう。

役員室のレイアウトタイプ3つ

役員室を設置するときにおすすめのレイアウトを、役員室の目的別に3つご紹介します。

役員室のレイアウトは主に「フルオープン型」、「個室型」、2つのちょうど中間の形をとった「折衷型」の3つがあります。

3つともにそれぞれメリット・デメリットがあり、役員室をどのように使いたいかによってふさわしいタイプも当然違ってきますので、3つのレイアウトタイプの特徴をご紹介します。

役員室のレイアウト1：フルオープン型

1つ目は一般の執務スペースとの間仕切りを取り払ったフルオープン型です。一般社員と役員との間を遮るものがないため、機密保持という観点からは導入には注意が必要ですが、役員へのアクセスは抜群で、コミュニケーションがとりやすい形式であるといえるでしょう。

スピーディな対応や意見交換の活性化といった点からいえば、メリットは大きいです。

また、役員室のスペースも必然的に省スペースになるため、賃貸オフィスにおいてはコストの面でも優れています。

役員室のレイアウト2：個室型

2つ目は「個室型」です。一般的に「役員室」と聞くと多くの人はこのタイプを思い浮かべます。

しっかりと壁と扉で区切られた密室になる個室はセキュリティの面からみれば安心感があります。また格調高い家具などを置くことで応接室としての品格も保つことができます。静かな環境で集中して執務に取り組めるという利点もあるでしょう。

機密性の高い情報を扱うことが多い場合は個室型が適しているといえます。

役員室のレイアウト3：折衷型

「フルオープン型」と「個室型」2つの形のちょうど中間の要素を持った「折衷型」の役員室もあります。

例えばガラスで覆われた役員室などは防音性はキープしつつ、視界が開けていることで役員が社員の動きを把握しやすいなどのメリットがあります。

普段はオフィスパーテーションなどで役員室としての空間は確保しつつ、ミーティング等に応じてパーテーションを変形させ対応するというアイデアもあります。

役員室を設置するポイント

役員室を設置する際には、企業の業務内容や経営方針、役員と一般社員とのかかわり方など様々な要素を複合的に見て自社にとって最適な部屋やスペースを構築することが重要なポイントになります。

まずは自社の役員室に求める役割を明確にすることをおすすめします。

オフィスの役員室のスタイルはポイントを押さえて検討しよう

執務、来客対応、機密情報の管理等どのような業務に重点を置くかで役員室は大きく変わります。

商談での来客が多いなら防音性を重視した個室型に応接セット、社員とのコミュニケーションを重視するならミーティングスペースを充実させたフルオープン型、など自身の企業の求める役員室の役割とは何かを考慮した上で、必要なものを吟味しスタイルを決定してください。