オフィス環境改善の必要性とは

従業員が一日の大半を過ごす場所といえば、オフィスです。

オフィス環境により従業員のストレス具合が左右され、作業効率に影響を及ぼすことをご存知でしょうか。オフィス環境を改善することで、社員のストレスが軽減し、生産性が向上すると言われています。

また、実際にオフィス環境を見直したことで、仕事の能率が上がった事例も多くみられます。働き方改革が叫ばれる今、企業は、オフィス環境改善を求められています。

オフィス環境を改善するメリット3つ

それでは実際に、オフィス環境を改善すると、企業や働く社員にとってどのようなメリットがあるのでしょうか。

ここでは、オフィス環境を改善するメリットを3つご紹介します。

1：業務の効率化ができる

1つ目のメリットは、業務の効率化ができることです。

例えば、物を探すときにどこにしまってあるのか分からなければ、オフィス中を探し回らなければなりません。物の配置が事前に分かっていれば、探し回る時間は他の業務に当てることができます。

このようにオフィス環境が整っていると時間や無駄なコストをカットでき、業務の効率化ができます。

2：創造力が向上できる

2つ目のメリットは、創造力が向上できることです。

世界的に有名な企業は、オフィス環境に注目しています。ある企業では、ゲームコーナーや社員食堂・ロッククライミング・図書館・音楽ルームなどをオフィスに取り入れています。仕事とは一見関係ないようですが、このような事例から独創的なアイデアが生まれています。

このような成功事例をみると、ただ目の前の業務に取り組むだけより、業務以外のモノに触れることにより、創造力の向上に期待できます。

3：従業員の不満が解消できる

3つ目のメリットは、従業員の不満が解消できることです。日本オフィス家具協会の調査によると、働く男女の約6割は、オフィス環境に満足していません。

オフィスは従業員にとって一日の大半を過ごす場所です。オフィス環境に満足していないと従業員はストレスを抱えてしまいます。次第に、会社への不満が募り、離職するなど企業にもデメリットが生じます。

オフィス環境を見直すことは、従業員の不満を解消することに繋がります。オフィス環境が改善されると、会社に愛着心も湧き、離職を防ぐこともできるのです。人手不足が問題である企業にとって、オフィス環境の改善は、社員の確保に効果的です。

オフィスの環境の改善事例5選

オフィス環境を改善すると業務の効率化ができ、創造力が向上します。そして従業員の不満も解消でき、生産性もあがるので、環境改善に取り組みたいと考える企業も多いと思います。

そこで、オフィス環境の改善事例を5つ、ご紹介します。是非参考にしてください。

1：照明の明るさを改善する

照明の明るさを改善しましょう。

照明の明るさが明るすぎても暗すぎても、人間は疲労が貯まりやすくなります。人間の体は、太陽の光に合った変化を好み、光の変化通り動くことで、効率良く動ける仕組みになっています。太陽の光に合った変化とは、「日中は明るく、夕方に向けて少しずつ暗くなっていく」様です。

光の変化に合わせて照明の明るさを変えたり、部屋によって異なる明るさの照明を取り入れたりしましょう。照明の明るさを変えることで、一日中効率よく働けるようになった事例があります。

照明の明るさが適していないと、社員のモチベーションに影響を与えます。照明の明るさにこだわりましょう。

2：トイレの場所やスイッチを分かりやすくする

トイレの場所やスイッチを分かりやすくしましょう。

オフィス内や会社のエントランス同様、トイレの環境改善についてもしっかり考えましょう。トイレは従業員のモチベーションに深く関係してきます。特に女性は、水回りのことを重要視しており、トイレをリフレッシュする空間としても捉えています。

従業員だけでなく、トレイは来客も使用します。トイレの場所を分かりやすくすることは、お客様のためにもなります。トイレの場所が分かりにくいと、従業員もお客様もストレスが溜ります。トイレの場所・スイッチにまで気を配り、誰でもすぐに分かる工夫が必要です。

3：作業しやすい机や椅子を使う

作業しやすい机や椅子を使いましょう。仕事に使う机や椅子が使いにくいと、業務がはかどらず、作業効率が落ちてしまいます。

机は、幅が約120〜140cmくらい、奥行きは約60〜80cmくらいのサイズがおすすめです。パソコンを置いてもスペースが余るくらいの大きさを選びましょう。

椅子を選ぶときのポイントは次の3つです。腰への負担が少なくクッション性があるか、高さ調整機能がついているか、背もたれのバネがしっかりしているか、を重視しましょう。

作業しやすい机や椅子を使用することで、従業員の仕事への取り組み方も変わることでしょう。

4：プライバシーを確保する

社員のプライバシーを確保しましょう。

働きやすい環境の1つに「仕事に集中できること」があげられます。仕事に集中することは当たり前かもしれませんが、オフィスによっては集中しにくい環境もあります。しきりがなく丸見えであると、他人の目線が気になり、仕事に集中できない事例が多くみられます。

仕事に集中できない状態では作業効率が下がってしまいます。社員のプライバシーを確保するような対策が必要です。

5：騒音・静音を改善する

騒音・静音を改善しましょう。

人の声や電話の音などが響く環境では、周りが気になってしまい、社員の集中力を下げてしまいます。反対に、静かすぎる環境もよくありません。社員が不安になったり、緊張感を与えてしまったり、仕事に悪影響が出てしまいます。

うるさすぎず、静かすぎないオフィスにするために、仕事がはかどるような音楽を流すなど、環境を改善しましょう。

オフィスの備品の改善事例4選

オフィスには多くの備品があります。ふと気づくとごちゃごちゃになり、乱雑に置かれてしまっているというオフィスも多いでしょう。

備品も工夫次第できちんと管理することができます。備品を上手に管理できると、社員が使いやすくなるだけでなく、経費削減にもなるので、取り組みたいところです。

そこで、オフィスの備品の改善事例を4つ、ご紹介します。

1：場所や物にラベリングをするもの3つ

場所や物にラベリングをして、見ただけで物を管理できるようにしましょう。特にラベリングしたい場所や物は3つです。

ラベリングをすると探し物が少なくなり、無駄な時間を減らすことができます。さらに、整理整頓され、スッキリとした空間になり、快適に過ごせます。多くの備品があるオフィスには積極的に取り入れましょう。

1：棚

1つ目は棚にラベリングしましょう。

時代はペーパーレスですが、まだまだ紙を使用し、書類が山積みになっている会社も多いのではないでしょうか。紙だけでなく、文房具を保管する棚も気をつけたい箇所です。

1つ1つの置き場所を決め、いつも同じ場所に戻せる仕組みをつくることで、探し回る必要がなくなります。「使用後は戻しましょう」とラベルをしておくことも大切です。

棚にラベリングをして、誰でも見ただけで収納できるよう保管方法を確立しましょう。

2：掃除道具

2つ目のラベリング箇所は、掃除道具です。

掃除道具はパッと見て、使用用途が分からない商品も多くあります。掃除にとりかかる段階で躓いてしまうと、掃除が面倒になって後回しになってしまいます。

そこで、見ただけで「掃除道具」だと分かるようラベリングをしましょう。ラベリングすることで、掃除道具の使用用途がすぐに分かるので、身軽に掃除にとりかかれます。

3：ゴミ箱

3つ目はゴミ箱にラベリングをしましょう。

ゴミ箱にラベリングをすると、ゴミを分別する手間を省けます。燃えるゴミ・燃えないゴミ・プラスチック・ペットボトルなど、分別する種類ごとにラベルをします。パッと見ただけで分かる様なイラストつきにすると、なおよしです。

特にコロナが流行している今、分別のためにゴミを触ることは避けたいものです。ゴミ箱にラベルをして、各自、分別する仕組みを作りましょう。

2：整理整頓された状態の写真を掲示する

整理整頓された状態の写真を掲示しましょう。

整理整頓された状態の写真を貼って置くことで、どこに何が片付けられているかすぐに分かります。ラベルを貼るのも良いですが、文具など名称が分かりにくいものもあります。写真を貼ることで、種類が分からなくても、誰でも片付けることができます。

整理整頓された完成事例を示すことで、キレイな状態をキープできます。

3：定位置を決める

物の定位置を決めましょう。

物の定位置が決まっていれば、探す必要がありません。探し物をしている時間は本来であれば、業務につかえたはずの時間です。探す時間なんて大したことないと考えがちですが、積み重ねれば膨大な時間となります。

物の定位置を決め、誰にでも片付ける場所が分かるようにしましょう。

4：配線を整理する

配線を整理しましょう。オフィスではパソコンや機器を使用するため、電気関係のコードがどうしても多くなってしまいます。配線がむき出しの状態だと、ごちゃごちゃしており、見た目が悪くなります。

それだけでなく、雑多になった配線を放置し、つまづき転倒した事例や、漏電や火事になった事例もあるので、配線には注意しなければなりません。

配線を整理し、安全かつスッキリとしたオフィスにしましょう。

オフィスのエリアの改善事例3選

オフィスの備品の改善事例を試すとともに、オフィス内の環境も改善していきましょう。

社員が快適に過ごせるオフィスのエリアの改善事例を3つ、ご紹介します。

1：オンライン会議できる個室を設置する

オンライン会議ができる個室を設置しましょう。新型コロナウイルスの影響で、急速にオンライン会議が普及しました。オンライン会議はどこにいてもすぐに始められるのが魅力です。

会社でオンライン会議をする場合、オンライン会議ができるスペースを確保しなければなりません。もしスペースを確保できないと、自分の席で長時間話すことになります。そうすると他の社員に迷惑だと思われてしまうかもしれません。

周りに迷惑をかけないためにも、オンライン会議ができる個室を設置し、快適にオンライン会議ができる環境を構築しましょう。

2：リフレッシュできる場所を設置する

リフレッシュできる場所を設置しましょう。

リフレッシュスペースを設けることにより、社員のストレスが軽減されます。仕事の途中に休憩を取れる空間を作ることで、社員はオン・オフの切り替えができます。そうすると、適度にリフレッシュができ、仕事の生産性があがります。

リフレッシュスペースでは、普段顔を合わせることのない社員との交流も生まれるため、人間関係が良好になるメリットもあります。社員が働きやすい環境にするため、リフレッシュできる場所を確保しましょう。

3：フリーアドレスを採用する

フリーアドレスを採用しましょう。フリーアドレスとは、社員に決まった席を与えず、自由な席で仕事を行う制度です。フリーアドレスを導入すると、コストの削減ができます。

なぜかというと、営業に出ている人数が多い会社では、全員の席を用意する必要がないためです。また、異動に伴う席替えでも、電話回線など移す必要がないため、余計なコストも省けます。

他部署との関わりも増えるため、コミュニケーションの活性化にも期待できます。その他にも書類が片付けられ、整理整頓された空間を保てます。各企業に適したフリーアドレスを採用し、風通しの良いオフィス環境にしましょう。

オフィス環境改善のポイント3選

ここからはオフィス環境改善のポイントについて解説していきます。今回は、業務に集中しやすい環境にするを始めとした3項目をピックアップしていきます。

オフィス環境改善のポイントについてご興味がある方は、参考にしてください。

1：業務に集中しやすい環境にする

業務に集中しやすい環境にしましょう。

仕事の生産性を上げるためには社員の集中力が大きく関わってきます。オフィスが集中できる環境でなければ、仕事の効率が下がります。机や椅子などを見直したり、集中席を設けたり、バックミュージックを流したり、集中できる環境を作りましょう。

集中しやすい環境が生産性の向上に大いに役立ちます。

2：探す手間をなくす

探す手間をなくしましょう。

「書類がない」「はさみがない」「マジックはどこに置いたかな」と、オフィスで探し物をした経験は誰もが一度はあると思います。探し物に費やす時間は思っているよりも多く、平均的なビジネスパーソンで年間150時間ものの時間を費やしています。

探し物をしている時間は、他の仕事に当てられるはずの時間です。仕事の生産性を上げるため、探す手間をなくしましょう。

3：設備を充実させる

オフィスの設備を充実させましょう。

設備や備品を使い勝手の良いものにすると、従業員の満足度が上がります。反対に、設備が古く使い心地が良くないと、社員のストレスが溜っていき、仕事に対するモチベーションが下がってしまいます。

また傘立てやジャケットをかける場所がないと従業員は不便だと感じてしまうかもしれません。些細なことですが、そうしたオフィス内の設備不足を解消することが、従業員にとって働きやすい環境といえるのです。

従業員の不満を解消するような設備を充実させ、従業員にとって快適な環境にしましょう。

オフィス環境の改善事例を知って効率化を目指そう

この記事ではオフィスの環境を改善する必要性や改善事例をご紹介しました。オフィス環境により、従業員の働きやすさが左右されます。

オフィス環境の改善事例を知って、仕事の効率化を目指しましょう。