フリーアドレスとは？

フリーアドレスとは、社員一人一人が自分の席を持たず、自由に働くためにデスクを選び仕事をすることです。

フリーアドレス化には省スペース化や社員同士のコミュニケーションを深めるなどのメリットがありますが、業務に集中できないという欠点もあります。

オフィスへフリーアドレスを入れる目的

オフィスへフリーアドレス制を導入する企業のほとんどは、社員同士のコミュニケーションの活性化や業務の効率化、生産性の向上を図る目的を持っています。

フリーアドレス化を進めることにより、社員の能力やモチベーションを高めようとしています。

オフィスへフリーアドレスを入れるメリット5つ

フリーアドレス制を導入した場合、社員同士のコミュニケーションが向上し新しいアイデアを生み出しやすくなったり、狭いオフィスであってもスペースを有効活用したりできます。実現すれば、社員の生産性を上がり業務の効率化が図れるでしょう。

ここでは、フリーアドレス制を導入することで得られる5つのメリットについて紹介していきます。

1：新しいアイデアが生まれやすい

オフィスにフリーアドレスを導入するメリットの1つ目に、新しいアイデアが生まれやすいことが挙げられます。

オフィスをフリーアドレスにすると社員同士でコミュニケーションを取る場所を確保でき、多様な価値観で話し合う機会を作ることができます。活発な交流により、今まで考えつかなったアイデアが生まれやすくなるでしょう。

2：生産性の向上が期待できる

オフィスにフリーアドレスを導入するメリットの2つ目に、生産性の向上が期待できることが挙げられます。

フリーアドレスを採用すると、社員が仕事の内容に合わせて自分で好きな席を選ぶことになります。無駄なコミュニケーションを避けたり、外部の音を遮断できる席を選んだりすることで、業務全体の生産性が上がるでしょう。

3：デスク環境美化に繋がる

オフィスにフリーアドレスを導入するメリットの3つ目に、デスク環境美化に繋がることが挙げられます。

自分自身のデスクを持つと仕事に追われて整理整頓する機会がなくなり、デスク上が散らかることがあります。フリーアドレス制を導入すれば、個人のデスクのように持ち物をその場に置いたままにすることがなくなり、デスクの美化に繋がるでしょう。

4：業務の効率化ができる

オフィスにフリーアドレスを導入するメリットの4つ目に、業務の効率化が挙げられます。

フリーアドレスを導入できれば、部署内でのミーティングを容易に行えるようになるだけでなく、他部署への連絡もスムーズに進めることができます。その結果、部署全体の業務の効率化が図れるでしょう。

5：限られたスペースを有効活用できる

オフィスにフリーアドレスを導入するメリットの5つ目に、限られたスペースを有効活用できることが挙げられます。

フリーアドレスを導入すると社員一人一人に座席を与えなくてもよいため、オフィスが狭い場合でも限られたスペース内で仕事ができます。

オフィスへフリーアドレスを入れるデメリット4つ

フリーアドレスの取り入れ方によっては、デメリットが生じる場合もあります。

例えば、その日によってメンバーの席が違うため、まわりの環境が気になり業務に集中できなかったり、上司と部下が顔を会わせる機会が少なくなることで業務に支障をきたしたりする恐れもあります。

フリーアドレスの導入を検討する際には、デメリットも考慮する必要があるでしょう。考えられるデメリットを4つ紹介します。

1：集中しづらい

オフィスにフリーアドレスを導入することで生じるデメリットの1つ目に、業務に集中しづらくなる点が挙げられます。

フリーアドレス制を導入すると、職場への人の出入りが激しくなります。また、他の社員のコミュニケーションが活発になると会話の声が大きくなるため、業務自体に集中できなくなる恐れがあります。

2：マネジメントがしづらい可能性がある

オフィスにフリーアドレスを導入することで生じるデメリットの2つ目に、マネジメントがしづらくなる可能性が挙げられます。

フリーアドレスを採用した場合、社員一人一人に座席を設けないため、上司と部下が顔を合わせる機会が少なくなります。上司は業務の状況が把握しづらくなり、フォローやアドバイスを適宜することが難しくなるでしょう。場合によっては、職場の生産性が下がる恐れがあります。

3：アイデンティティが失われる

オフィスにフリーアドレスを導入することで生じるデメリットの3つ目に、アイデンティティが失われることが挙げられます。

個人のデスクを持たないフリーアドレス制を導入すると、部署に所属している意識が希薄になり、社員の帰属意識が低下しやすくなるでしょう。帰属意識の低下は、成長を妨げる原因になることもあります。

4：帰属意識が希薄となる

オフィスにフリーアドレスを導入することで生じるデメリットの4つ目に、帰属意識が希薄となることが挙げられます。

フリーアドレスのオフィスは社員一人一人が自由に席を選んで働くため、場合によっては組織に属している意識が薄れるでしょう。個人の判断で動く人が増えると帰属意識の低下に繋がり、成長の妨げや離職を引き起こす恐れがあります。

フリーアドレスのデメリットを解決する方法

フリーアドレスを導入することで生じるデメリットは、対策を講じることで対処できます。

フリーアドレスのオフィスは従来のオフィスとは違い、自由度の高い働き方となるためマネジメントしづらい面があります。

しかし、クラウドシステムを導入して業務量や進捗状況を把握したり、新たな人事評価制度を取り入れたりすることで、マネジメントの問題に対処できるでしょう。

フリーアドレスの導入手順

オフィスにフリーアドレス制を取り入れる際は、段階を踏みながら導入をするとよいでしょう。

まずは試験的に導入し、試験導入の際に発生した問題や課題を対処していくためのルールを決めます。次に、システムを運用していくために必要となるセキュリティを取り入れ、フリーアドレスを使う上での規則を制定します。

このように段階を踏むことで、フリーアドレス導入の課題を把握し解決策を考えることができるでしょう。

オフィスへフリーアドレス導入後の注意点

フリーアドレスを問題なく導入していくためには、さまざまなことに注意を払う必要があります。

例えば、個人を特定できるようにネームプレートを付けたり、毎日同じ席に座り続ける人もいるためくじ引きなどで公平性を保つようにしたりすることも大切です。

また、業務に集中できるように専用の空間を設けるなどの工夫も必要でしょう。

オフィスへフリーアドレスを入れるならデメリットも把握しておこう

オフィスへフリーアドレス制を導入するメリットやデメリット、導入手順や導入後の注意点などについて紹介しました。

フリーアドレスの導入を検討する際は、メリットとデメリットの両方があることを理解しておく必要があります。

スムーズにオフィスのフリーアドレス化が進められるように、まずは基本的な知識や情報を取り入れることが大切でしょう。