会社移転のお知らせは必須

会社移転のお知らせは、会社側が関係者に向けて行なう礼儀の1つに挙げられます。

これは、取引先とは請求書の郵送などのやり取りを行なったり、会社には顧客など来客が訪れる可能性があるためです。

上記のような付き合いが極端に少ない会社であっても、会社情報の正確性は信用度に直結するため、変更が起きた時には速やかに伝える必要があると考えられています。

本記事では、相手に失礼がないような「会社移転のお知らせ方法」について紹介していきます。

会社移転のお知らせのマナー方法4つ

会社移転のお知らせをする場合、「挨拶状」「メール」「FAX」「インターネット上で報告」の4つが主な方法です。基本は挨拶状で、そこにプラスする形でメール・FAX・インターネットを使用したお知らせを行ないます。

相手によって、適した方法は異なりますが、取引先の場合は、挨拶状に加えてメールやFAXなど速やかに通知できる方法も併用するケースが多く見られます。

また、顧客やその他の方々に対しては、メールで簡易的に示したり、特定的な通知方法ではなくネット上で広く知らせるだけのケースもあります。

1：基本は挨拶状

会社移転のお知らせを行なう時は、基本的に挨拶状を使用します。この「挨拶状」には、単なる連絡手段の1つとしてではなく、日頃の感謝などを伝える礼儀の意味も込められています。

そのため、会社の所在地に変更があった時には、取引先やお客様など事業に関する方々に礼儀として挨拶状を送ります。

正確な情報と感謝などを伝える文面を丁寧に書き記し、速やかに送りましょう。

2：メールでもよいケース

先に触れたように、会社移転のお知らせは、まず挨拶状で行なうのが基本です。

しかし、会社移転が取引先のスケジュールなどに大きな影響を与える可能性がある場合には、挨拶状が届く前にメールで伝えることをおすすめします。

挨拶状は郵送で送るため、届くまでには時間がかかります。郵便が届くまでの数日間で、会社の所在地が関わる取引などがある時には、移転が正式に決まった時点で速やかにお知らせした方が、業務上の差し障りが起きにくいでしょう。

3：FAXもあり

挨拶状が郵送で届くスピードよりも早く会社移転のお知らせをすべき相手には、FAXで伝える方法も有効です。

FAXはメールと同様、速やかに情報を伝えることができます。FAXの方が良いと感じる時には、こちらの方法を用いましょう。

4：ネットを活用

会社移転のお知らせは、現在の取引先・お得意様・お客様だけに示すものではありません。今後新しくお客様になる可能性がある方々にも、会社的な礼儀として知らせる方が良いでしょう。

コーポレートサイトやSNSなど、会社が運営しているインターネット上の場所にも「会社移転のお知らせ」を明記しましょう。

会社移転時は、多くの人に周知してもらうことを意識し、正確に分かりやすく示すことが大事です。

会社移転のお知らせの時期2つ

会社移転のお知らせを行なうとしても、いつ頃が良いのか疑問に思う方も多いでしょう。基本的には、1カ月前までには行なった方が良いとされています。

まず、取引先に対するお知らせは、移転が正式に決定した時点で行ないます。しかし、業務上の関わりがある取引先には、1カ月よりもっと前に知らせた方が良いと考えましょう。

以下に、お知らせの具体的な時期を紹介していきます。

遅くとも1か月前にはお知らせ

お客様や今後お客様になり得るその他の方々に広く周知させるお知らせは、なるべく移転の1カ月前までに行ないましょう。

事後報告ではなく、礼儀およびマナーとして必ず移転前にお知らせを出すようにしてください。

取引先には早めに事前連絡

取引先との間では、請求書の郵送などのやり取りを行なうことがあります。そのため、会社の所在地が変更になる時は、立ち退いた場所に誤って送られないよう、移転について早めに事前連絡をしておく必要があります。

「早め」というのは、具体的には3カ月前～2カ月前です。特に取引先の場合は、他の方々に周知させる時期より1カ月以上前に伝えることが望ましいため、会社移転の正式な決定は上記より前の時期である必要があります。

余裕を持って時期を決めましょう。

会社移転のお知らせの送付先3つ

会社移転のお知らせを送付する相手は、取引先・顧客・その他の関係者です。

それぞれのカテゴリに複数の相手が存在することも多いため、カテゴリごとに送付先のリストアップを行なうと、漏れなくお知らせすることができます。

1：取引先

まず、業務上関係がある取引先に移転の旨を伝えましょう。

請求書の郵送など、会社の所在地情報が必要になるやり取りがある取引先には、優先的に会社移転のお知らせを送るべきと言えます。

正式に決定した移転日より、3カ月前～2カ月前までに移転することを伝えてください。また、挨拶状は届くまでに時間を要するため、挨拶状を送ったその日に、メールやFAXなどで速やかに事前連絡を行っておくことが望ましいでしょう。

2：顧客

続いて、顧客・お得意様・お客様といった方々にも移転の通知を行ないましょう。自社を利用してくれている存在ですので、会社の正しい情報を伝えることは、会社から顧客に対する礼儀になります。

また、顧客の方が以前の所在地に誤って訪問したり、何かしらの書類などを送付しないようにするためにも通知は必要です。

移転日の1カ月前～2週間前までには、挨拶状・メール・ネット上で正しい情報を明確に伝えましょう。

3：その他の関係者

「取引先」や「顧客」といった確かな関係性が築かれている存在だけでなく、その他の関係者にも通知を行ないましょう。また、今後お客様になり得る方々に向けても、見える場所にお知らせを載せることが望ましいです。

会社移転の影響が及ばない相手には、ネット上で報告する方法が一般的です。相手の連絡先を知らないケースもあるため、誰でも見ることができる場所に明記すると、多くの方が会社移転の情報を知ることができます。

会社移転のお知らせの記載事項3つ

会社移転のお知らせに記す主な記載事項は、挨拶と謝辞、移転の報告、移転日・移転先などの詳細の3つです。

移転に関する情報は正しく分かりやすく記すことを心がけましょう。それでは以下に、記載事項3つについて詳しく紹介していきます。

1：挨拶・謝辞

会社移転のお知らせについて記す時には、文面の最初にまず挨拶や謝辞を置きます。

なお、郵送やFAXといった紙タイプの挨拶状には時候の挨拶を用いますが、メールやネット上では簡易的な挨拶でも構いません。

いずれのお知らせ方法でも、挨拶に加えて謝辞を盛り込みます。謝辞では、日頃お世話になっていることに対する感謝を記します。

さらに、今後の抱負やお付き合いをお願いする言葉を添えることもあります。

2：移転の報告

挨拶・謝辞の後に、本題である移転の報告について記します。旧所在地から新所在地に移転することを、丁寧に明記しましょう。

どの会社がどこへ移転したのかを記す必要があるため、会社名・電話番号・営業開始日などを正確に記してください。「移転します」ということだけでなく、会社情報を具体的に詳しく記すことが大事です。

3：移転日・移転先などの詳細

移転報告に加えて、移転日や移転先など詳細も記します。

移転先については、簡易的な地図や建物の写真なども含めると相手方にわかりやすい情報になります。特に来客がある会社の場合は、地図なども添えることをおすすめします。

会社移転のお知らせの例文3選

会社移転のお知らせをする場合、いずれの方法でも文面としての表記が必要になります。そのため、どのように書けば良いのか迷ってしまうことも少なくないでしょう。

そのような時は、例文を参考にしてみましょう。以下に、各方法の例文について紹介していきます。

できるだけ手際良く、お知らせの文面を完成させられるよう、困った時に活用してください。

1：メールの場合

業務上の関わりが明白な取引先には、移転が正式に決まった時点で速やかに事前連絡を行なう必要があります。形式的な方法として挨拶状も送りますが、その前にメールで簡略的に示しておくと、業務に差し障りません。

ただし、メールでのお知らせはあくまで簡略的なものです。礼儀としては形式的な方法が望ましいため、メールの文面には「略儀」や「メールで恐縮ですが」といったクッションになる言葉を付け加えた方が良いでしょう。

例文は以下の通りです。

○○○○株式会社○○部
○○ ○○様

日頃より、お世話になっております。株式会社○○○の○○○○です。

弊社は業務拡大のため、△年△月△日より以下の新住所へ移転する運びとなりました。

新住所：〒123-456　○○○県○○○市○○○
電話番号：03-0000-0000
FAX番号：03-0000-0000
営業開始日：△年△月△日

今回はメールでのご報告となり恐縮ではございますが、移転の報告とさせていただきます。

改めて、ご愛顧にお礼を申し上げるとともに、これからも変わらぬお付き合いをよろしくお願いいたします。

2：挨拶状の場合

挨拶状には定型文があるため、基本の内容はそちらを参考にすると容易に書くことができます。

挨拶状は、普段から書く機会が多いものではないため、書き慣れていない方も多く見られます。そのため、定型文を参考にしても問題はないでしょう。

ネット上にも、挨拶状の定型文を公開しているサイトがあります。

また、依頼すれば代わりに挨拶状を作成してくれる会社が公開している定型文もありますので参考にできるでしょう。

定型文の例を1つ、以下にご紹介します。

会社移転のご案内

拝啓
時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
平素は皆様のお引き立てにあずかり、心より御礼申し上げます。
この度弊社は、令和△年△月△日（△）より新住所へ移転する運びとなりましたので、ご案内を申し仕上げます。
今後とも、ご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。
まずは略儀ながら、ご挨拶申し上げます。
敬具

令和△年△月吉日
株式会社○○○○
代表取締役　○　○　○　○

新住所
〒123-4567　○○市〇〇区〇丁目〇番〇号
電話番号
123-456-7890

3：ホームページ掲載文の場合

会社移転を広く周知させる時には、自社のサイトやSNSで移転に関する内容を明記します。

挨拶状のような紙のお知らせ方法と違い、時候の挨拶は基本的に省かれますが、地図や建物写真などを付け加えるケースが多く見られます。

ホームページは、現時点でお客様ではない方々の目にも触れる可能性があるため、相手方がこれから自社と関わるかどうか検討する際の判断材料にもなります。

正しく分かりやすく示すことで、会社自体の信用度が上がる可能性もあるでしょう。以下に例文をご紹介します。

○年○月○日
株式会社○○○
代表取締役　○○○○

会社移転のお知らせ

弊社をご愛顧いただき、誠にありがとうございます。
この度、会社移転の運びになりましたので、ご案内申し上げます。
今後も皆様のご期待にお応えするため、社員一同、一層の努力を重ねる所存でございます。
これからも変わらぬご支援、お引き立てのほど、よろしくお願いいたします。

・会社名：株式会社○○○
・移転先：〒123-456　○○県○○市○○
・電話番号：03-0000-0000
・業務開始日：○年○月○日

会社移転のお知らせはマナーを守って早めに送ろう

会社移転では、「住所」という会社情報が変更になるため、取引先や顧客などに向けてお知らせを行なう必要があります。できる限り早めに送ることが望ましく、取引先には移転日の3カ月前～2カ月前まで、顧客やその他の関係者などには1カ月前～2週間前までに通知しましょう。

お知らせ方法の基本は挨拶状ですが、書き方にはある程度のマナーがあります。定型文を参考に、失礼や不備がない文面の作成を心がけましょう。

送付先によってはメールなどを併用したり、ネット上での通知だけで良い場合もあるため、相手に合わせて適切な方法を選択してください。