オフィス移転で主に大変なこと4選

事業の拡大や拠点の移動など、いろいろな理由によってオフィス移転が必要となることがあります。そのオフィスの移転は単に荷物が多い引っ越しではありません。

オフィス移転をする場合には、やるべきことが非常に多く、複雑な部分もあります。そのため、オフィス移転をすることが決まったのであれば、何をしなければいけないのか事前にしっかりと把握しておく必要があります。

1：やるべきことが多い

オフィスの移転は一般家庭の引っ越しとは異なります。オフィス移転では各所への届け出を行ったり、取引先などの関係者に連絡をしておいたり、ホームページや名刺などの情報を更新したり、社員への通達などが必要です。

また、荷物が多かったり、扱いが難しい書類や機器があったりした場合の対応や、原状回復工事、移転のスケジュール管理なども必要になります。

これら以外にもやるべきことや把握しておくべきことなどは多くあるので、オフィス移転をする際には、事前にやるべきことをしっかりと把握しておかなければなりません。

2：オフィス移転での関係者への対応

オフィス移転をする場合は、事前に取引先などの関係者に伝えておく必要があります。オフィスの移転を伝えていなければ、取引先がどこにオフィスが移転したのかを把握できなくなってしまいます。

また、取引先によっては請求書や契約書などを発行するために使っているシステムの登録情報を更新する必要があります。そのため、関係者にはオフィス移転後に連絡をするのではなく、あらかじめオフィスの移転を伝えておく必要があります。

3：事前に周到な準備を要する

オフィスを移転することには会社としての目的があり、大きな労力と時間、費用をかけることになります。そのため、事前に周到な準備が必要になってきます。

オフィス移転は失敗しないように、チームを組んで計画を立てることになり、会社としての大きなプロジェクトとなります。

4：半年以上の準備期間が必要

オフィス移転は簡単に行えるものではなく、オフィスの規模にもよりますが、半年以上前にはオフィス移転の準備を始めなければいけません。

準備が不十分だと、スムーズな移転ができなかったり、トラブルが起こってしまったりすることもあるので注意が必要です。

オフィス移転でやること4個

オフィス移転ではやるべきことが多いので、事前にしっかりと計画を立てておく必要があります。そのためにはオフィス移転をするためにやるべきことを事前に把握しておかないといけません。

また、その際には、いつまでに、何をしなければいけないのかを明確にしておく必要があります。

1：移転10カ月前～6カ月前にやること

移転の10カ月前～6カ月前には、本格的に準備を始める前に、オフィス移転をするための目的や方向性などを決める必要がでてきます。

そのため、移転の10カ月前～6カ月前にやるべきことがしっかりとできていないと、スムーズに移転ができない可能性や、移転後に思っていたような効果が得られなくなってしまう可能性があるので注意しましょう。

移転方針の決定

オフィスを移転する場合は、事業の拡大や社内環境の改善、企業ブランドの向上などの目的があるはずです。そのため、オフィス移転をする場合には、その目的を明確にしておく必要があります。

オフィス移転の目的が明確になれば、その目的を実現するためにはどのような条件のオフィスが必要であるか判断できるようになります。また、その判断ができるようになることで、移転の方針や計画などを立てていくことができるようになります。

移転先の決定

オフィス移転の目的が決まれば、移転先のオフィスに求める条件が明確になるので、オフィス選びができるようになります。

オフィスの移転をする場合には、経営層の意見だけでなく、社員の意見も取り入れる必要があります。

オフィス移転は社員にとっても労働環境が大きく変わることになるので、社員のことを無視するように移転を進めてしまうと、退職を希望する社員が出てくる可能性もあります。

オフィス解約の事前連絡

オフィスを移転する場合、現在のオフィスは解約する必要があります。しかし、オフィスの解約は連絡をすればすぐにできるものではありません。賃貸契約の内容によって差はありますが、解約するのであれば半年前には管理会社やオーナーへ連絡する必要があります。

そのため、オフィスを移転するのであれば、いつまでに解約の連絡をしなければいけないのか契約内容を確認しておくようにしましょう。

2：移転6カ月前～3カ月前にやること

移転6カ月前～3カ月前になると、事前に立てた移転計画を徐々に実行へ移していく時期となります。本格的に移転が始められるようにするために、この時期の準備をしっかりと行っておく必要があります。

この時期の準備ができていなければ、移転の失敗やトラブルの原因となってしまう可能性があるので注意しましょう。

原状回復計画の作成

オフィス移転の場合も、住宅の引っ越しと同様に引き渡しをする前に原状回復をする必要があります。

ただし、住宅の場合は経年劣化による破損や傷みなどについては原状回復の範囲に含まれないのに対して、オフィスのようなテナントでは理由に関係なく基本的にすべて入居前の状態に戻す必要があります。そのため、原状回復工事が必須となります。

また、契約によって原状回復工事の業者が指定されていたり、原状回復の範囲が定められていたりすることもあるので、必ず原状回復についての契約内容は事前に確認しなければなりません。

さらに、引き渡しや移転のスケジュールなどに合わせて工事を進めたり、どこまで工事が必要となるかなど、業者と相談しながら綿密な計画を立てたりする必要があります。

移転先オフィスのレイアウト・内装・設備等の決定

移転先のオフィスで業務ができる状態にするために、内装や設備などの工事を行う必要があります。また、オフィスレイアウトも決める必要があります。

これらを正しく決めることができなければ、仕事がやりにくくなってしまい、移転後の業務効率を落としてしまう原因となってしまうことがあります。

移転業者の決定・移転計画の作成

オフィス移転ではやるべきことが多く、複雑なことも多くあります。そのため、オフィス移転はどのようにして進めれば良いのかわからないという企業もあります。

そのような場合は移転業者に依頼しましょう。移転業者を活用すれば、オフィス移転に必要な段取りをサポートしてもらうことができ、スムーズなオフィス移転ができるようになります。

ただし、サポートしてもらえる範囲や料金、サービスの質などは移転業者によって異なるので、信頼できる業者を選ぶことが重要となります。また、できればオフィス業者の決定は移転の10カ月前～6カ月前にやっておくことが望ましいです。

3：3カ月前～移転日にやること

3カ月前～移転日は、立てた計画に沿ってオフィス移転を実行していく時期となります。これまでの準備が不十分な場合、この時期にいろいろなトラブルが起こってしまうことになります。

また、十分な準備ができていたとしても、実際に計画を実行すると不測の事態が起こることもあります。そのため、場面に応じた臨機応変な対応も求められます。

移転先オフィスの内装・設備工事

オフィスの移転をする前に、移転先のオフィスの入居工事は済ませておく必要があります。移転6カ月前～3カ月前に立てた入居工事の計画に従って、移転日に間に合うように工事を進めておきましょう。

また、入居工事を行うためには、管理会社にあらかじめ申請しておく必要があります。そのため、いつから申請できるのか、いつから入居工事が開始できるのかなど、事前に確認しておきましょう。

移転準備

オフィスには多くの荷物があります。それらを効率良く新オフィスに移すために準備を進めておく必要があります。ただし、業務で使う機材などは移転の直前まで準備をすることができません。

そのため、あらかじめオフィス移転に向けての準備項目を洗い出し、準備できていることやこれから準備することを明確に把握できるようにしておきましょう。移転当日の役割分担やスケジュールなども事前に作成し、関係者に伝えておくようにしましょう。

また、ホームページや社員の名刺など、情報の更新が必要な物も事前に準備しておく必要があります。

移転届等の事務手続き

オフィスを移転すれば、法務局や税務署、労働基準監督署や郵便局など、多くの場所に届け出をする必要があります。これらは移転日から10日以内や2週間以内など、期間が決められているものもあります。

そのため、オフィス移転ではどのような手続きが必要で、どの手続きをいつまでにしないといけないのかなど事前に把握しておく必要があります。

4：移転当日・移転日以降にやること

オフィス移転は移転が終わった後にもいろいろとやるべきことがあります。そのため、移転が済んだからと気を抜くことはできません。移転後のやるべきことに漏れが出ないように、またその漏れがトラブルにならないように注意しましょう。

移転

移転の当日は事前に作成したオフィス移転の準備項目や役割分担、スケジュールなどを確認しながら実際に移転作業を行っていきます。

担当者は移転の状況を常に確認できるようにし、トラブルが起こった場合にすぐ対処できるように、いつでも移転業者と連絡ができる状態にしておきましょう。

また、新オフィスに届いた荷物は紛失や破損がないかすぐに確認して、業務に必要な機材から順番に整えていきましょう。

取引先などへの移転のお知らせ

オフィスを移転すれば、取引先などには必ずそのことを伝えておかなければなりません。取引先によっては移転のお知らせは移転が終わってからでも良い場合もありますが、できれば移転の1カ月前には知らせておくことが望ましいでしょう。

取引先によっては、取引している企業を管理するシステムの登録情報を更新しなければならないこともあります。また、取引先がオフィス移転のお祝いを送りたいと思った場合に、送り先がわからないということにもなってしまいます。

旧オフィスの原状回復・解約

新オフィスに移転をすれば、旧オフィスは原状回復工事を行って、解約の手続きを進めなければなりません。原状回復工事は工事の範囲やスケジュールなどで、オフィス移転のトラブルになりやすいポイントです。

そのため、移転の6カ月前～3カ月前に立てておいた原状回復工事計画に沿って正しく原状回復工事を行う必要があります。無事に引き渡しが終わるまで、旧オフィスのことは気を抜かないようにしましょう。

オフィス移転でやることの注意ポイント4つ

オフィス移転ではやるべきことが多く、その内容も複雑なものが少なくありません。そのため、オフィス移転ではトラブルが起きないように、特に注意しておくべきポイントがいくつかあります。そのポイントは必ず押さえておくようにしましょう。

1：余裕を持ったスケジュールで臨む

オフィス移転ではやるべきことが多くあるため、工事が予定通りに終わらなかったり、必要な手続きが思うようには進まなかったりなどのトラブルが起こってしまうこともあります。

そのため、オフィス移転でスケジュールを組む際には、少し余裕を持たせるようにしましょう。スケジュールに余裕があることで、トラブルがあっても対処したり、焦って行動したりする必要がなくなり、オフィス移転を成功させやすくなります。

2：現オフィスの解約予告期間は必ず確認

オフィスのようなテナントを解約する際には、半年前には連絡をしなければいけないという場合が多くなります。また、いつまでに連絡をしなければいけないかは賃貸契約の内容によって異なります。

そのため、オフィスを解約する場合は、いつまでに連絡をしなければいけないのか契約内容を必ず確認しておくようにしましょう。解約の連絡が遅れてしまうと、旧オフィスと新オフィスの両方の家賃をしばらく支払い続けなければいけなくなってしまいます。

3：官公庁などへの必要な手続きと期限を整理しておく

オフィス移転をする際には法務局や労働基準監督署、税務署など、いろいろなところへ届け出を出す必要があります。これらには申請期限があります。そのため、オフィス移転ではどのような手続きが、いつまでに必要か、必ず事前に把握しておくようにしましょう。

4：移転に関連する業者選びも重要

オフィス移転をする際には移転業者を選ぶ必要があります。しかし、移転業者は業者ごとにサービスの範囲や質、料金などが異なります。

そのため、オフィス移転を成功させるためにも、業者の実績や評価、サービスの範囲や質、アフターフォローの有無などを確認して、信頼できる業者選びをすることも重要です。

業者選びで失敗してしまうと、思っていたようなサービスが受けられなかったり、サービスの質が悪かったりして、オフィス移転に失敗してしまう原因となる可能性があります。

オフィス移転でやることは多いので準備はしっかりしましょう

オフィス移転ではやるべきことが多くあります。また、それらは複雑なことも多いです。そのため、オフィス移転は半年以上前から準備を行う大きなプロジェクトとなります。

また、オフィス移転には目的があり、労力も時間も費用もかかるので失敗はできません。オフィス移転を成功させるためにも、しっかりと準備を整えましょう。