オフィスのフリーアドレスって？

近年、フリーアドレスを取り入れるオフィスが増えています。この「オフィスにおけるフリーアドレス」とは、どういったものでしょう。

フリーアドレスとは働く人が各々で自席を持たず、空いている席など自由に働く席を選んで仕事ができるオフィススタイルのことです。

フリーアドレスを取り入れることで、業務の効率化や省スペース化などの様々な効果が期待されています。

フリーアドレスが流行している背景

フリーアドレスを導入する企業は増加傾向にありますが、その背景とはどういった点にあるのでしょう。

近年、多くの企業で時短勤務やテレワークの導入が進められています。それぞれのワークスタイルが異なっていても対応しやすいことは、フリーアドレスの導入が増えている要因の1つとして挙げられます。

また、IT環境が整ってきていることやナレッジワークが求められていることも、フリーアドレス導入の要因といえるでしょう。

オフィスをフリーアドレスにする利点8つ

異なるワークスタイルへの柔軟な対応など、さまざまな効果が期待できるフリーアドレスを導入しようと検討している企業も多くあるでしょう。

では、従来の固定席のオフィスではなくフリーアドレスを導入する利点とは、どのような点にあるのでしょう。ここからは、フリーアドレスを導入する利点8つを見ていきましょう。

フリーアドレスにする利点1：コミュニケーションの幅が広がる

フリーアドレスにする利点1つ目は、コミュニケーションの幅が広がる点です。

オフィス空間をフリーアドレスにすることで自由な席で業務を行うことになり、ほかの部署の人と関わる機会が増えます。そのため、ほかの部署の人とのコミュニケーションを取りやすく、縦から横へと繋がりが広がっていきます。

また、違う部署の人との会話の中から、新たな発想などが芽生える可能性が高まることもメリットの1つと言えるでしょう。

フリーアドレスにする利点2：業務の効率化になる

フリーアドレスにする利点2つ目は、業務の効率化が図れる点です。では、なぜフリーアドレスにすることで業務の効率化に繋がるのでしょう。

フリーアドレスは、自由に席を選びそこで業務をこなしていきます。例えば、集中したいときは一人で作業可能な場所を選ぶなど、目的に合った場所を自ら選ぶことができます。

目的・状況に合った臨機応変な働き方ができるようになるため、結果的に業務の効率化に繋がっていきます。

フリーアドレスにする利点3：オフィスが整理整頓される

フリーアドレスにする利点3つ目は、オフィスが整理整頓される点です。

従来のオフィスでは自席があり、中にはデスクなどの整理整頓ができていない人もいたのではないでしょうか。しかし、フリーアドレスの場合、自席ではなく全ての人が自由にデスクを使うことになるため、毎回片づけをする必要があります。

その結果、自然と整理整頓がされるようになり、環境美化の意識も高まっていきます。

フリーアドレスにする利点4：テレワークがしやすくなる

フリーアドレスにする利点4つ目は、テレワークがしやすくなる点です。

固定の席がないフリーアドレスは、毎回決まった席で仕事をしなくてもよいため、普段テレワークをしている従業員でも、出社するときだけデスクがあればよい状況を作ることができます。

近年のワークスタイルの変化にも、フリーアドレスを導入することで対応しやすいオフィス空間をつくることができます。

フリーアドレスにする利点5：チーム編成がしやすくなる

フリーアドレスにする利点5つ目は、チーム編成がしやすくなる点です。なぜフリーアドレスにすることでチーム編成がしやすくなるのでしょうか。

チームを編成するとミーティングや打ち合わせを行うことになりますが、フリーアドレスを導入していれば席を変えることも容易になるため、会議室を予約する必要がなくなります。

また、他部署と連携してチーム編成するときも席が固定されていないので、業務を効率的に進めることができます。

フリーアドレスにする利点6：省スペース化が図れる

フリーアドレスにする利点6つ目は、省スペース化が図れる点です。

従来の固定席でのオフィスでは、従業員の人数分のデスクが必要でした。しかし、フリーアドレスを導入することで人数分のデスクを用意する必要性はなくなり、オフィスの省スペース化を図ることができます。

また、フリーアドレスのオフィスでは移動を前提としているため、ロッカーや書棚を設置する必要がなく省スペース化を実現することができます。

フリーアドレスにする利点7：紙資料のデータ化を促進できる

フリーアドレスにする利点7つ目は、紙資料のデータ化を促進できる点です。

フリーアドレスを導入するということは、自席で自由に使えていた引きだしがなくなるということです。その結果、紙資料自体を保管する場所もなくなり、必然的に紙資料のデータ化を促進することにつながります。

また、フリーアドレスのオフィスで紙資料を取り入れていれば、持ち歩きの手間や紛失のリスクも高まることから、紙資料のデータ化促進の必要性が出てくるでしょう。

フリーアドレスにする利点8：自由なスタイルの推進ができる

フリーアドレスにする利点8つ目は、自由なワークスタイルの推進ができる点です。

近年のワークスタイルの変化により、フルタイムで働く人もいればテレワークや時短社員としての働き方を選択する人も増えています。しかし、従来の固定されたオフィスのような環境では、先に帰ることに気が引ける人もいるでしょう。

フリーアドレスにすれば、他の従業員に気兼ねすることもなくなるため、自由なワークスタイルの推進をしやすくなるでしょう。

オフィスをフリーアドレスにする際の注意点6つ

オフィスにフリーアドレスを導入することには多くのメリットがありますが、必ずしもメリットばかりというわけではありません。

フリーアドレスにはデメリットや注意しなければいけない点があることも知っておきましょう。

ここからは、フリーアドレスを導入する際の注意点6つを見ていきましょう。

フリーアドレスにする際の注意点1：集中力を保ちにくい

フリーアドレスにする際の注意点1つ目は、集中力を保ちにくい点です。

フリーアドレスを導入した場合、オープンスペースで業務を行うことになります。そのため隣りの席に座る人も毎回異なり、業務に集中しにくいという人も出てくるでしょう。

また、同じ席で仕事をできないことで集中力が落ちるという人にとっても、フリーアドレスの環境は厳しく感じられることを知っておきましょう。

フリーアドレスにする際の注意点2：全体的なマネジメントが難しくなる

フリーアドレスにする際の注意点2つ目は、全体的なマネジメントが難しくなる点です。

従来の固定席のオフィスであれば、自席があるため在席しているかどうかすぐに確認することができました。しかし、フリーアドレスの場合は自由な席で業務を行うため、社内にいるかどうかなど、探す手間をかける必要も出てきます。

これらを解決するために、ITツールの活用などを検討していきましょう。

フリーアドレスにする際の注意点3：システム導入の初期費用がかかる

フリーアドレスにする際の注意点3つ目は、システム導入の初期費用がかかる点です。

フリーアドレスを導入する際は、従来のオフィスレイアウトを大きく変更する必要があります。工事費はもちろん、デスクやチェアの買い替えや今まで使っていたオフィス家具の廃棄など、導入にはさまざまな費用がかかります。

従来のオフィスから変更する際には、どれくらい初期費用がかかるのかをしっかりと確認してから計画していきましょう。

フリーアドレスにする際の注意点4：部署内の一体感が薄くなる

フリーアドレスにする際の注意点4つ目は、部署内の一体感が薄くなる点です。

従来のオフィスでは同じ部署の人が固まって席が固定されているため、部署内の一体感をより感じやすくなっていました。

しかし、フリーアドレスのように自由に動ける場合、部署内の人とすぐ近くで業務を行わないため、部署内の一体感を感じにくいというデメリットが挙げられます。

フリーアドレスにする際の注意点5：固定化してしまう

フリーアドレスにする際の注意点5つ目は、固定化してしまう点です。

フリーアドレスで自由な席で仕事をするはずが、気付けば同じ席ばかり座ってしまう、周りも同じメンバーが固まってしまうなど、固定席と同じような状況になることがあります。

フリーアドレスを導入する場合、このような状況にならないようルールの設定などが必要になります。

フリーアドレスにする際の注意点6：業種によっては不向きの場合もある

フリーアドレスにする際の注意点6つ目は、業種によっては不向きの場合がある点です。

例えば、自席に座ってする仕事が多く在席率の高い業種は、フリーアドレスの導入に向いていないと言えるでしょう。また、個人情報や機密文書を扱う業種においても、フリーアドレスの導入は難しいでしょう。

フリーアドレスを導入する前に、自社の在席率や、個人情報などを取り扱っていない業種かどうかを確認しておきましょう。

オフィスをフリーアドレスにする際のコツ

従来のオフィスからフリーアドレスのオフィスへの変更を検討されている企業も多いでしょう。「フリーアドレス」と一言でいっても、業種や企業の特色によって、どのようなレイアウトにすれば良いのかは異なります。

ここからは、フリーアドレスを導入する際にどのようなことに気を付ければいいのか、フリーアドレスにする際のコツをご紹介します。

フリーアドレスにする際のコツ1：ルールを明確化する

フリーアドレスにする際のコツ1つ目は、ルールを明確化することです。ルールを明確化しないままフリーアドレスを導入することでどのような問題が起こるのでしょうか。

例えば、席の移動に関するルールを曖昧なままにしてフリーアドレスを導入すれば、席の固定化などが起こる可能性があります。

フリーアドレスを導入する際には、事前に注意事項や具体的なルールなどを従業員に周知するなど、しっかりと明確化しておきましょう。

フリーアドレスにする際のコツ2：個別で集中できる環境をつくる

フリーアドレスにする際のコツ2つ目は、個別で集中できる環境をつくることです。フリーアドレスを導入すれば、オープンスペースで仕事をすることになります。

しかし、時には一人で集中して作業を行いたい人や、人がいることで集中できない人もいるでしょう。このような事例を想定して、個別でも集中できる環境をつくっておきましょう。

個別で集中できる環境として、会議室の使用など個別スペースを用意しておきましょう。

フリーアドレスにする際のコツ3：個人ロッカーなどを作る

フリーアドレスにする際のコツ3つ目は、個人ロッカーなどを作ることです。

フリーアドレスを導入することで、固定席にあった収納がなくなり、書類などを保管しにくくなります。そこで個人ロッカーを用意すれば、収納の問題が解決されます。

また、個人ロッカーにネームプレートを入れるなどの工夫をすることで、帰属意識を持たせることもできます。

オフィスのフリーアドレス化は業務の効率化やコスト削減につながる

本記事では、オフィスのフリーアドレス化について見てきました。

フリーアドレスには、業務の効率化やコスト削減が期待できるなど多くのメリットがあります。そのため、多くの企業でオフィスのフリーアドレス化が進められています。

しかしながら、その反面でフリーアドレスにもデメリットや注意点があることは知っておくことが大切です。

フリーアドレスのメリット・デメリットを知り、自社にはどのような形が合っているのかを見極めて導入していきましょう。