オフィスを探すのに時間がかかる理由について

オフィス探しは需要や入手した情報の内容により左右されます。COVID-19の流行を受け、テレワークへの切り替えを進める企業が多く見られます。こうした状況下でも条件に見合うオフィス探しが容易になったとは言えません。

オフィスの価値を重視し、より良い移転先を求めている企業も存在します。優良なビルに空室が出始めた時期こそ、いくつかを比較検討できるチャンスと考えられます。

オフィスの需要が増加

オフィスの需要が増加すると好条件の空き物件はすぐに借り手が見つかるため、オフィス探しは難しくなります。移転を考えているのは、オフィスを拡大したい企業だけではありません。テレワークへの切り替えやアフターコロナを見据え縮小を考える企業も見られます。

コロナ前のように需要は高くなくても、企業経営環境を考慮し賃料や立地を絞り、希望条件が集中すればオフィス探しは時間を要するでしょう。

オフィス物件の情報が不透明

オフィス物件を探す際に必要な情報が入手できないと確認に手間がかかります。物件検索サービスを利用しオフィス物件の情報に、借主として知っておきたい内容が記載されていなければ仲介会社へ連絡し確かめなければなりません。

時間がかかっても失敗しないための情報収集は必須です。必要となる金額、設備内容、立地環境など、オフィス探しに欠かせない詳しい情報はしっかり入手し把握しておきましょう。

失敗しないオフィスの探し方8選

オフィス探しに失敗し後悔しないよう探し方を解説していきます。オフィス環境はそこで働く人々のモチベーションにも影響します。立地を含め、快適に働ける環境を提供できるよう考慮し物件を選らばなければなりません。

8つの探し方から事前に調べおきたい内容や選ぶ方法を確認し、オフィス探しに役立てましょう。

1：立地にこだわる

働く環境を整える上で重要なのはオフィスの立地です。利便性が良く通勤しやすい立地であれば来訪者も訪れやすいでしょう。

まずは、利用できる駅やバス停がどのくらいあるか、複数の路線が乗り入れているかをチェックします。駅からの距離もオフィス選びの大事な要素です。

同業種の企業が多く集まるエリアを選択肢に加えるのもいいでしょう。同じエリア内にオフィスを置くことで情報が入手しやすくなり、ブランド化も図れます。

2：オフィスとして必要な面積を割り出す

働く人の人数からどれくらいの面積が必要かを割り出してみましょう。人数が多ければ必要なデスクの数も増えるため確保すべきスペースも広くなります。

デスク以外にもOA機器類、書類棚などオフィスに設置しなければならないものは多数あります。何も置いていない室内は広く感じられるため、必要なものの置き場所を想定してどのくらいの広さが適しているかを見極めましょう。

3：オフィスビルの周辺環境を調べる

オフィス周辺の環境によっても働く人たちの快適さは違ってきます。役所や銀行、郵便局など業務で利用する場所は近くにあると仕事が捗るでしょう。飲食店やコンビニ、弁当店なども歩いて数分程度の距離に揃っていると便利です。

オフィス探しでは、ビル周辺の治安にも注目してください。残業で遅くなった場合に安心して帰れるかどうか、夜間の雰囲気もチェックしておくといいでしょう。

4：オフィスビルの設備を事前に調べておく

オフィス内の設備はもちろんですが、ビル自体も必要な設備が揃っているか事前に調べて判断しましょう。駐車場やエントランス部分からそのほかの共用部分まで細かくチェックします。

エレベーターはオフィス家具を運び込む時点でも使うため広さや台数を確かめておきます。社内に喫煙者がいる場合には喫煙スペースも必要です。そのほかトイレ、セキュリティなど使用する設備は機能面までしっかりと調べておきましょう。

5：オフィスビルにかかる費用を明確にする

オフィスビルを借りる際に必要なのは月ごとに支払う賃貸料だけではありません。借りる時点では、保証金や新しいオフィス用に買い揃えるものなどさまざまな面で費用がかかります。

かかる費用をすべて明らかにしておかなければ、決めていた予算の範囲をオーバーする可能性があります。予算内で済ませられるよう、どのくらい費用がかかるか明確にしておきましょう。

賃貸料

毎月支払う賃貸料は、正確な金額を知っておきましょう。調べた情報に賃貸料が記載されていない場合は、問い合わせて月々の支払額を把握します。大まかな金額はオフィスのあるエリアや駅周辺の相場からもわかります。

適正な賃料か同課の判断は売り上げに対する割合を基準にして行うのが一般的です。借りたい物件の賃料が見合っているかも事前にチェックしましょう。

賃貸料以外

借りる際は、保証金、仲介会社への手数料なども必要です。新たなオフィスに合わせ購入するものも出てくるでしょう。万が一のときの備えとして火災保険への加入も必須です。

賃貸料以外に共用部分の維持管理に共益費や電話回線、インターネット回線の使用料も毎月支払わなければなりません。どれくらいかかるか、それぞれの金額もきちんと出しておきましょう。

6：企業のイメージに合うビルを選ぶ

ビルの外観や内装が企業イメージに合うかどうかもオフィスを探すポイントになります。特にビルの出入り口であるエントランス部分は重要です。デザインや使用されている材質もよく見ておきましょう。

来訪者がビルに入って最初に感じるエントランスの雰囲気は会社のイメージへつながります。明るくて清潔感が漂うエントランスであれば入りやすく良い印象を抱くでしょう。

7：オフィス専門の不動産業者を利用する

オフィス探しは、オフィス賃貸を専門に取り扱っている不動産業者に依頼しましょう。オフィス専門の業者は一般的な不動産業者よりもオフィス物件の取扱件数が豊富です。オフィス賃貸のノウハウを持っているため、条件に見合う物件を探せ、スムーズに契約できるでしょう。

専門業者はその時点で表に出ていないテナントの移転情報を掴んでいる場合があります。空く予定の優良物件情報をいち早く得られる可能性も高くなります。

8：AIで物件を探す

できるだけ手間をかけずオフィス物件を探したい場合は、AIを活用したサービスを利用するのも1つです。希望するオフィス条件を入力するだけでレコメンドAIがおすすめ物件を見つけてくれます。

独自のアルゴリズムを使い算出した推定賃貸料が記載された物件情報は、予算に重点を置いた物件探しに役立ちます。物件は地図上での表示も可能なため、立地や周辺環境のチェックも容易くできるでしょう。

オフィスの探し方での注意点3選

オフィスの探し方を理解したところで、探す上での注意点も把握しておきましょう。オフィス探しは事業の成功にも影響します。

ここで挙げる注意点はオフィス探しの失敗を防ぐポイントとも言えます。気をつけたいのは移転時期、ビルに入っているほかのテナント、不動産業者の選び方の3点です。それぞれについてを詳しく見ていきましょう。

1：移転する時期

オフィスの移転は物件探しの繁盛期、9月～12月と年末年始の休業明け1月～3月は避けましょう。繁盛期は決算前に税金対策として移転する企業が集中します。

3月の決算終了後に準備を開始し、翌年の3月に移転するケースが多く見られます。一般の引っ越しが増える3月は通常より引っ越し費用が高いため注意が必要です。

新入社員の配属が決定する5月もオフィス移転の多い時期です。繁盛期と同様できるだけ避けましょう。

2：ビルのテナントを確認する

オフィスの内見時にはビルに入っているテナントを忘れずにチェックしてください。事務所名や店舗名は、入り口付近に設置されているテナント看板からわかります。テナント看板がない、不備があるときには郵便受けのネームプレートでも確認可能です。

テナントの内容、質の高さによってビルの印象は変わります。入居中のテナントからも自社のグレードに相応しいビルか判断できるでしょう。

テナントを確認しなければならない理由

入居中のテナントを調べておけば、取引先や競合する会社と同じビルに入るのを避けられます。ワンフロアに複数のオフィスや店舗が入っている場合、共用部分で同じフロアで働く人と顔を合わせる機会が多くなるため確認は必須です。

テナント名がわかれば、インターネットなどで事業内容を調べられます。入居後に近隣他社とのトラブル発生を防ぐためにも新しいオフィスを決める際はテナントの確認を怠らないようにしましょう。

3：不動産業者の選び方が大切

オフィス専用の不動産業者は実績や方針を参考にして得意分野を把握しメリットを考えて選びます。理想のオフィス環境に対する理解、提案力、コミュニケーションの取りやすさに重点を置き選定しましょう。

オフィス物件は早く申し込んでも契約条件などにより別の企業が優先となるケースが見られます。オフィス仲介のノウハウを持っていない業者に仲介を依頼してしまうと契約にまで至らない場合もあるでしょう。

企業にとって良いオフィスを探しましょう

理想どおりのオフィスを探すためには、目的やどのようなオフィスを希望しているかをはっきりさせておかなければなりません。条件が出揃ったら紹介した探し方を参考に物件を探してみましょう。

新しいオフィスへの移転は働く人の意欲向上につながり、業績アップの期待も高まります。オフィス選びに失敗しないよう注意点に気をつけ、企業にとって良い物件を見つけてください。