オフィスの移転は難しい？

オフィスを移転する際には、引っ越し作業や契約の手続き、スケジュール管理など、多くのことが必要となります。

住宅の引っ越しとは異なり、オフィスの移転では事前に把握すべき点が多数あり、その内容は複雑です。

何から手をつければよいのかわからない場合、オフィスの移転業者へ依頼することを検討するとよいでしょう。

オフィスの移転業者とは？

オフィスの移転は単に引っ越し業者に依頼して、荷物を運んでもらえば良いというものではありません。

複雑なオフィス移転に関することを豊富なノウハウによってサポートするのが、オフィスの移転業者です。

オフィス移転業者の具体的なサービスには、物件確保や新オフィスのレイアウト設計、電気配線・内装工事、引っ越し作業、旧オフィスの原状回復、移転の周知などがあります。

オフィス移転業者のサービス内容8つ

オフィス移転業者によって行っているサービスの範囲が異なります。時には移転費用を抑えるために、サービスを利用せず自社で行えることは自社で行う場合もあります。

オフィス移転業者のサービスを利用するべきかを判断するために、まずはサービス内容を把握しておく必要があるでしょう。ここでは、8つのサービスを紹介します。

オフィス移転業者のサービス内容1：新規物件の紹介

オフィスの移転先は、立地や家賃、広さ、内装や設備の状態など、いろいろな条件を元にして選ぶ必要があります。

しかし、どのような条件を求めればよいかわからなかったり、物件を見ても求めている条件を満たしているのか判断できなかったりすることがあります。

オフィス移転業者は豊富な物件情報を持っているため、条件とマッチングした物件を紹介できます。オフィス移転業者を利用すれば、オフィス選びの失敗を回避できるでしょう。

オフィス移転業者のサービス内容2：敷金返還の交渉

オフィスを移転する際、原状回復工事を行う必要があります。原状回復工事では、貸主と契約内容などを確認しないと、のちにトラブルとなってしまうことがあります。原状回復に関するトラブルが起こると、敷金や保証金が返却されないという事態に陥る可能性もあります。

オフィス移転業者は、事前に退去に関する条件を確認し、その後の手続きなどのアフターフォローも行います。オフィス移転業者に賃主との交渉を依頼することで、スムーズに退去ができるでしょう。

オフィス移転業者のサービス内容3：原状回復やアフターメンテナンス

オフィスの原状回復は住宅の場合と比べるとその範囲が広いため、退去時にトラブルが発生する恐れがあります。オフィス移転業者は、トラブルを回避するため、どこまでの原状回復が必要かを貸主と相談したり、契約内容を確認したりします。

また、原状回復工事を行う業者の紹介や見積もりの確認、工事費用の交渉なども行います。工事のあとには、原状回復の確認や工事後の不備があった場合の対処など、アフターメンテナンスも引き受けます。

オフィス移転業者のサービス内容4：レイアウト設計

オフィスを移転した場合、移転前と同じ、もしくは移転前よりも効率的に仕事ができる環境を作らなければなりません。

そのためには、オフィスのレイアウト設計が重要になります。オフィス移転業者にはオフィス移転のノウハウがあるため、正しいレイアウト設計やオフィスのゾーンニングなどができます。

オフィス移転業者のサービス内容5：什器などの購入

オフィス移転に伴い什器などを買い換える場合、新しいオフィスに適したサイズの物を選べず、オフィスに入らなかったり、通路が狭くなってしまったりする恐れがあります。特に、棚や机などの大きな物はサイズ感が掴みにくいでしょう。

そのようなことを避けるために、オフィス移転業者にレイアウト設計を相談する際、どこにどのような物が必要で、どのくらいのサイズがよいかを相談するとよいでしょう。

また、什器の購入まで担う移転業者もあります。必要な物のサイズがわかっていても、そのサイズに合った物を探すことが難しい場合は、什器の相談から購入まで業者に一括して任せるとよいでしょう。

オフィス移転業者のサービス内容6：設備・内装工事

仕事ができる環境を整えるために、設備や内装の工事が必要となります。しかし、どのような工事が必要で、どこの業者に依頼すればよいか判断できないこともあります。

オフィス移転業者は必要な工事内容を把握しているため、設備や内装の工事をスムーズに進めることができます。

また、工事業者とやりとりをしたり、工事のスケジュール調整や適切な移転スケジュールの組み立ても行います。

オフィス移転業者のサービス内容7：不用品の買取・廃棄

オフィスを移転する際には多くの不用品が出ることがあります。不用品の中には、大きすぎて処分に困る物や特殊な処分方法が必要な物があります。また、中には処分せずに買取してもらえる物もあります。

オフィス移転業者は複雑な不用品処理を引き受け、適切な方法で廃棄・買取をします。

オフィス移転業者のサービス内容8：移転手続き申請書類の代行

オフィスを移転する際には、旧オフィスや新オフィスでさまざまな届出が必要となります。その届出の中には、手続きに時間がかかるものや期限が定められているものなどがあります。また、電話やLANなどの接続手続きも必要です。

オフィス移転業者は、移転に必要な手続きを代行してくれます。オフィス移転業者は、いつまでにどの手続きが必要なのかを判断し、難しい手続きにも適切に対応します。

オフィス移転業者の選定のポイント4つ

オフィス移転業者に依頼すれば、スムーズにオフィスを移転できます。しかし、オフィス移転業者ごとにサービス内容や費用などが異なります。そのため、オフィス移転業者を活用する場合には、求めている条件を満たす業者を選ぶ必要があります。

オフィス移転業者に求める条件は企業によって異なりますが、業者を選ぶ際の基本的なポイントを押さえることで、適切な業者を選定できるでしょう。

ここでは、4つのポイントについて説明します。

オフィス移転業者の選定のポイント1：サービス内容の範囲が広いか

オフィス移転業者によって対応できるサービス内容は異なります。「レイアウト設計はしない」「工事業者や引っ越し業者を紹介するが、やりとりの代行はしない」など、業者によってサービスの範囲はさまざまです。

オフィス移転業者に依頼する場合、事前にどこまでの範囲を任せたいのか条件を明確にし、その内容に対応している業者を選ぶ必要があります。

オフィス移転業者の選定のポイント2：オフィス移転の実績があるか

オフィス移転業者のこれまでの実績を確認することで、どのようなオフィス移転に関わってきたのかを把握することができます。また、関わってきたオフィス移転の内容がわかれば、そのオフィス移転業者の特徴や強みを知ることができます。

自社のオフィスと同じ業界や似たような規模の実績が多ければ、ノウハウがある業者だと判断でき、安心してオフィス移転を任せられるでしょう。

オフィス移転業者の選定のポイント3：見積りが分かりやすいか

オフィス移転業者に依頼する前に、まず見積もりを出してもらいます。オフィス移転には費用がかかるため、見積もりは業者選びの重要な判断材料となります。

場合によっては見積もり額からの減額を交渉する必要があります。しかし、交渉する際には、見積りのどこに、どれだけの費用がかかっているのかを確認する必要があります。

そのため、わかりやすい見積もりを出してもらうことが重要となります。要望に沿った内容になっているかを確認するうえでも、明瞭な見積もりが必要です。

オフィス移転業者の選定のポイント4：サポート体制がしっかりしているか

オフィス移転業者によっては、電気代や通信費を現状より安くしたり、移転後に工事の不備が見つかった場合に調整したりするなどのフォローを行います。

そのため、オフィス移転業者を選ぶ際には、単にオフィス移転をサポートするだけでなく、その他のサポートも充実しているかを確認するとよいでしょう。

オフィス移転を行うためのコツ

オフィス移転には、時間・手間・費用がかかります。そのため、オフィス移転に失敗してしまうようなことがあってはいけません。

オフィス移転を失敗しないよう、事前にいくつかのコツを押さえておく必要があります。

オンラインで見積もりを取ってみる

オフィスの移転業者に依頼する場合、1社だけではなく複数社から見積もりを取り、費用やサービスなどを比較する必要があります。しかし、複数の業者とやりとりすることは大変なことです。

依頼するオフィスの移転業者を絞るために、オンライン見積もりのサービスを活用するとよいでしょう。オンライン見積もりは、おおよその見積もりを手軽に取ることができるため、各業者を比較することに適しています。

通常の引っ越し業者も視野に入れてみる

引っ越し業社の中には、法人向けの引っ越しサービスを請け負っている場合もあります。法人向けのサービスを行う引っ越し業者は、オフィスの移転業者と同様に、レイアウト設計や配線工事などのサポートも引き受けています。

そのため、オフィスの移転業者だけに絞って業者選びをするのではなく、引っ越し業者も選択肢に含めておくとよいでしょう。

オフィスの移転は経験や実績のある専門業者に依頼しよう

オフィスを移転する場合、さまざまな工程を経なければなりません。オフィス移転に失敗しないためにも、ノウハウを持ったオフィスの移転業者の活用を検討するとよいでしょう。

また、条件に沿ったサービスが受けられる業者を見つけることも大切です。まずは複数の業者を比較し、各社の見積もりやフォロー内容を把握する必要があります。スムーズなオフィス移転を実現させるためには、事前の計画や準備が重要となるでしょう。