オフィス移転の流れが分からない？

オフィスを移転したいけど、何から手をつければいいのかわからないという方もいらっしゃるでしょう。オフィスを移転するには、移転計画、オフィスの解約・新契約、工事、引っ越し作業、各種届出など、しなければならないことが山積みです。

初めてオフィスを移転する場合には、どのような流れで移転作業を進めていけばよいのか戸惑うものです。この記事では、オフィス移転の流れと新オフィスを選ぶポイントについて解説します。

今後オフィスの移転を考えている方は、ぜひ参考にしてください。

オフィス移転の流れ9つ

いざオフィスを移転しようと思い立っても、無計画に移転作業を進めると、「間取りがイメージと違った」「新オフィスで業務に必要なものが足りなかった」などのトラブルが発生するおそれがあります。

スムーズにオフィス移転をするには、約6ヵ月前から綿密なスケジュールを立てなければなりません。

それではオフィス移転の流れを9つの工程に分けてみていきましょう。

1：移転計画を立てる

まずは移転計画を立てなければ始まりません。移転計画で重要なのは「なぜ移転したいのか」「旧オフィスの問題点は何か」「新オフィスに移転するメリットは何か」という移転の目的を徹底的に洗い出すことです。

移転の目的は家賃や立地の見直しのため、社員数が増加したためなど様々な理由があるでしょう。現状の問題点を洗い出すと、新オフィスにどんなことを求めるのかがイメージできるので、新オフィスの選定がしやすくなります。

オフィス移転の約6ヵ月前には、細かくスケジュールもたてていきましょう。移転までにすべきことのToDoリストを作成し、不動産・内装デザイン・OA機器・引越しなどの業者も早めに決めておきましょう。

2：旧オフィスの契約内容を確認

オフィスの移転計画をたてたら、旧オフィスの契約内容を確認しておきましょう。

オフィスを退去する場合、物件の管理者に解約予約をしなければなりません。解約予約をする期間は、オフィスの面積によって違います。一般的に30坪以上の物件の場合には、6ヵ月前の予告が必要です。

3：新オフィスの決定

新オフィスを選ぶ時は旧オフィスの問題点と照らし合わせ、立地・アクセス・周囲の環境・コスト（賃料、共益費、保証金、権利金など）・設備・駐車場の有無などをチェックしましょう。オフィスビルの場合は、使用できる時間帯の確認も必要です。

4：レイアウトプランの作成

新オフィスを決めたら、レイアウトプランを作成していきます。専門業者のアドバイスを受けながら、デザイン性・機能性の両面から検討しましょう。この時、社員の意見も取り入れ、社員が快適に仕事をできる環境づくりも重要です。

作成したプランが旧オフィスの問題点を解決できているか、会社のコンセプトに合っているかをよく確認しておきましょう。

余裕をもって工事を進めていくためには、最低でも3ヵ月前までには内装・電気・通信・空調の工事を、業者に依頼しておかなければなりません。またレイアウトプランを作成したら、オフィス家具やOA機器の選定もしておきましょう。

5：プランに沿って工事着手

レイアウトプランを作成したら、プランに沿って工事の手配をしていきます。工事に着手するまでに、工事費用の最終チェック、ビル管理会社への各種工事申請、オフィス家具やOA機器の発注も済ませておきましょう。

6：引っ越し業者の選定をする

引っ越し業者の選定もしなければなりません。コスト面も重要ですが、引越しコストを重視しすぎると、サービスが充実しておらず、廃棄物の処理などに余分な費用がかかることも考えられます。

引っ越し業者がどんなサービスをしてくれるのかをよく確認し、一社だけではなく複数の会社で見積もりをとりましょう。

引っ越し当日にトラブルの無いように、荷物の梱包やデータのバックアップなど、引っ越しの流れを細かくスケジューリングしておきましょう。

7：引っ越し完了後に原状回復工事の依頼

オフィスの引っ越し完了後は「原状回復」をしなければなりません。原状回復工事が必要な場合は、施工業者への依頼、物件管理者も交えた打ち合わせ、見積もり確認、日程調整などをします。費用は借主の負担となります。

8：取引先への連絡

取引先の登録情報を変更してもらう作業には、時間がかかる可能性があります。オフィス移転の1ヵ月前には取引先への連絡や挨拶状の送付をしましょう。

お得意様・取引のある金融機関・業務委託機関・オフィス備品のリース会社・加入団体・消耗品の購入先など、リストアップしておくと連絡漏れを防げます。

社内書類やホームページについても住所変更の準備をしておくと、新オフィスでもスムーズに業務を開始できます。

9：各種届出の作成

オフィス移転を済ませたら各種届出を作成します。届出には提出期限があるので、リストアップして届出漏れのないように注意しましょう。必要な各種届出は以下の通りです。

郵便局に郵便物届出変更届を提出します。こちらは移転が決まり次第速やかに連絡・提出しましょう。

社会保険事務所に適用事業所所在地・名称変更届を提出します。期限が移転後5日以内なので、早目に用意しておきましょう。

ハローワークに雇用保険事業主事業所各種変更届、都道府県税事務所に事業開始等申請書を提出します。どちらも移転後10日以内が期限となっています。

法務局に本店移転登記申請書を提出します。こちらの期限は移転後2週間以内です。少し余裕はありますが、必ず提出するよう気を付けましょう。

税務局に事業年度、納税地、その他変更移動届出書を提出します。期限は移転後1ヶ月以内となっていますが、忘れずに提出しましょう。

新オフィスを選ぶポイント

新オフィスを選ぶ際は、どんなポイントに注目すればよいのでしょうか。オフィス選びのポイントをご紹介します。

注目すべきポイントは、①通勤や業務が便利である立地か②付近に銀行や郵便局、飲食店があるか③コストがどれだけかかるか④必要な設備が整っているか⑤駐車場の有無の5つです。

通勤や業務の利便性がよくないと、業績に響くだけでなく社員のストレスになる恐れもあります。また頻繁に行く必要がある銀行や郵便局、休憩時に入れる飲食店の有無は調べておいた方がいいでしょう。

コスト（賃料、共益費、保証金、権利金など）がどれだけかかるか、設備（電気・ガス・水道・コンセント・電話回線など）が整っているか、駐車場の有無についても忘れず確認しましょう。

オフィス移転に伴う必要な手続き

上記でオフィス移転の流れについて解説しましたが、オフィス移転に伴う必要な手続きについておさらいしておきましょう。

旧オフィス解約手続き、新オフィスの契約手続き、引っ越し手続き、旧オフィスの原状回復工事の手続き、取引先への連絡・挨拶状の送付、オフィス移転後の届出の提出です。これらが移転に伴う手続きになります。

事前にスケジュールをたて、漏れのないようにしましょう。

オフィス移転の流れを参考に計画的に準備をしよう

この記事では、オフィス移転の流れについて解説しましたが、いかがでしたか。オフィス移転では、しなければならないことが山積みです。無計画に進めていくのはトラブルのもとになります。

オフィス移転の流れを綿密にスケジュール立てて、計画的に準備していきましょう。