オフィス移転の理由は明確に！

オフィスの移転には、とても多くの作業が発生します。そのため、早く物件を見つけて準備をしたいと考えがちです。しかし、準備を始める前に、まずは「なぜオフィスを移転するのか」という理由をよく考えましょう。

オフィスを移転する理由を明確にしないと、次のオフィスを選ぶ基準を決めることができません。選ぶ基準があいまいなまま物件を決めてしまうと、移転後に不満が出てしまう可能性が高いです。

例えば、駅に近い場所への移転が一番の理由であるにもかかわらず、それを意識せずに家賃だけで物件を決めてしまうと、その結果、以前とあまり利便性が変わらない場所を選ぶことになり、移転しても不満が残ってしまいます。

逆に移転する理由がいくつかある場合でも、それらの優先順位を決めておけば、物件を選ぶ際にも決めやすいです。例えば、狭くても利便性の良い場所にしたいと決めていれば、物件を選ぶ際は広さのことを考えずに探すことができます。

このように、オフィスを移転する理由を明確にすることは、移転準備においてとても重要です。

オフィス移転の主な理由4つ

企業によってオフィスを移転する理由は様々です。ここでは、オフィスを移転する理由で多いものをご紹介します。

なぜオフィスを移転するのかを考えるための参考にしてください。

1：生産性を上げるため

仕事の生産性は、従業員が働く環境によって大きく変わります。そのため、オフィスを移転する理由に生産性の向上を挙げるケースは多いです。

例えば、暗くて狭いオフィスや窓が無いオフィスなどでは、従業員の士気は高まりにくく活気も出ません。従業員のやる気を引き出すことも難しいでしょう。

これらの問題を改善するために、広く明るいオフィスへ移転することは有効です。移転先のオフィスにリラックスできるスペースやコミュニケーションを取れるスペースを作るなど、従業員が働きやすい環境を作ることで生産性を上げられます。

2：企業のブランド化を図るため

企業のブランド化のために移転をすることもあります。オフィスの所在地は、企業のブランド化と深く関わっています。同じ業種が密集している地域に移転することで、企業のブランド化を図れるでしょう。

例えば、丸の内や大手町周辺には銀行が集まっています。六本木や渋谷にはIT企業が多いです。それら同業者の多い地域に移転することで、企業の知名度や社会的な信用を高めることができます。

3：優秀な人材を確保するため

人材不足は企業にとって大きな問題です。優秀な人材に自社を選んでもらうための要素のひとつに、オフィスのイメージがあります。

例えば、憧れの対象になるようなオフィスビル内や、都心の交通の便が良い場所にオフィスがあれば、そのような場所で働きたいと思う人材が集まりやすいです。

逆に、オフィスが暗く古い印象だったり、交通の便がとても悪い場所にあったりすると、就職先として選ばれにくくなります。また、働きにくいオフィスは入社しても早期離職の原因にもなります。

優秀な人材に働き続けてもらうために、オフィスの環境はとても重要です。そのため、優秀な人材を集めることをオフィス移転の理由とする企業は多く見受けられます。

4：経費を削減するため

オフィスの家賃が大きな負担になっている場合、賃料が安いオフィスに移転する必要があります。

毎月の固定費が高いと、どうしても企業の収益は上がりません。効率的にコストカットするには毎月の固定費を削る必要がありますが、固定費として一番大きいのはオフィスの家賃です。

家賃を減らすだけで企業としては大きなコストカットになります。そのため、売上があまり良くない企業は、家賃の安いオフィスへ移転することがあります。

その他のオフィス移転の理由5つ

上記でご紹介した移転理由以外にも、様々な理由があります。

移転を決める前に、ほかの会社がどのような理由で移転したのかを知っておくと、移転後に後悔することを防げることもあるでしょう。そのため、理由をきちんと確認しておきましょう。

1：老朽化したため

オフィスを移転する理由には、オフィスが入っている建物が老朽化したため、というものもあります。

例えば、昭和56年以前に建てられた建物の場合、古い耐震基準に沿って建てられた可能性があります。そのような場合には地震など、大きな災害が起こった時の安全性に問題が出てきます。

従業員の安全のためにも、新しい耐震基準に沿って建てられた建物なのかどうかをチェックすることも必要です。

出典：住宅・建築物の耐震化について｜国土交通省
参照：https://www.mlit.go.jp/jutakukentiku/house/jutakukentiku_house_fr_000043.html

2：親会社が移転するため

親会社が移転するため、それに伴い子会社も移転するということもあります。

業務の効率化のため、親会社へのアクセスが良い場所に移動する、または親会社と同じビルへ移転をするというケースです。

3：組織体制が変わったため

社内の組織体制が変わったことがオフィス移転の理由になる場合もあります。

例えば、グループ組織の編成や改編、営業地域の管轄の見直し、営業体制の変更、または他社との合併や業務提携などが起こったときも、オフィスを移転するきっかけになるでしょう。

この場合は、営業管轄地域や業務提携先との利便性が移転先を選ぶ重要なポイントになります。

4：自社ビルを取得したため

自社ビルを取得し、そこへオフィスを移転するケースもあります。

自社ビルの所有は、一時的な支出は大きくなりますが、中長期的に見た時の総支払額が賃貸よりも少なくなることがあるでしょう。

自社ビルは企業のブランドイメージを高めるだけでなく、中のオフィスを好きなようにデザインできるので、従業員のモチベーションも高まります。その勢いを削がないよう、慎重に移転の計画を立てましょう。

5：賃貸借契約が満了したため

現在借りているオフィスの賃貸借契約の満了によりオフィスを移転することもあります。

例えば入居しているビルの建て替えや取り壊し、オーナーの所有権の移転、入居している商業施設の閉店などの理由です。

意図しない移転をする羽目にならないよう、日頃から注意して情報を集めておくことが大切です。

働き方改革とオフィス移転

オフィス移転は、働き方改革を行うチャンスだとも言えます。

今あるオフィスを大きく変えることは簡単ではありません。しかし、オフィスを移転するタイミングであれば、オフィスの環境やレイアウトを大きく変えることができます。

それにより、テレワークに対応する、従業員の利便性を良くするなど、様々な問題の解決を図ることができます。

働き方改革とは？

日本では、少子高齢化による生産年齢人口の減少や、育児や介護と仕事の両立など、働く人のニーズの多様化などの問題に直面しています。

その問題を解決するため、生産性の向上だけでなく、働く人のそれぞれおかれた状況に応じて、多様な働き方ができる社会を実現するために行われているのが「働き方改革」です。

そのために、平成30年には「働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律」が成立されました。

出典：働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律（平成30年法律第71号）の概要｜厚生労働省
参照：https://www.mhlw.go.jp/content/000332869.pdf

働く場所の改革としてのオフィス移転

オフィス移転をすることで働く場所の改革につながります。

まず、通勤しやすい場所にオフィスを移転すれば、従業員の通勤時間の短縮につながります。従業員にとって働きやすい場所になる上に、会社にとっても従業員へ支払う交通費が削減できるのでコスト削減も可能です。

また、オフィスは従業員が長時間滞在する場所です。そこにリフレッシュできるスペースやコミュニケーションを取れるスペースなどを設けることで、ストレスを減らし働きやすい場所にすることができます。

オフィスの移転を機に、より多様な働き方やライフスタイルに対応したものに作り替えることができます。

オフィス移転の理由は明確にしよう

オフィスを移転するにあたって、移転する理由を明確にすることはとても重要です。移転する理由を明確にしないと、移転した後も不満が残る結果になりやすいです。

広さがほしい、新しいオフィスが良い、安さが重要、利便性の良いところにしたいなど、移転する目的を明確にすることで、移転後に後悔することもなく、オフィス探しもスムーズに進みます。

しかし、検証したつもりであっても、ちょっとしたことを見逃すことは多くあります。理由を明確化するためには、今抱えている問題や目標をリスト化して整理するのがおすすめです。

適切なオフィスへ移転するためにも、オフィス移転の理由は明確にしておきましょう。