オフィス移転のスケジュールは何か月前から立てるべき？

オフィスの移転は頻繁に行うことではないので、いざ移転の準備をはじめようにも何から手をつければ良いかわからないと悩む人は多いです。

オフィス移転はやらなければならないことが多く、事前に綿密にスケジュールを立てなければ成功しません。

一般的にオフィス移転にかかる期間は6か月と言われているため、現在のオフィスを退去する日から逆算してスケジュールを立てるようにしましょう。

移転の6～5か月前までにするべきこと7つ

先述のとおり、オフィス移転には6か月かかります。そのことを考えると移転の6か月以上前から動きはじめなくては間に合いません。この期間までに何をしたら良いかを事前に把握しておくことで、スムーズに移転を進めていくことができます。

まず、移転の6～5か月前までに何をすべきかということを見ていきましょう。移転の6～5か月前までにするべきことは現オフィスの解約予告など主に7つあります。

1：移転の目的をまとめる

移転の目的を明確にしておかないと移転先のオフィスを選ぶための条件を決めることができず、移転計画が頓挫してしまうことも考えられます。そのため、移転の目的は6～5か月前までにまとめるようにしましょう。

社員の増加によりオフィスが狭くなってしまった、現在のオフィスは立地が悪いから立地の良い場所に移りたい、など移転の目的はさまざまです。現在のオフィスで不満があること、課題から目的を明確化させるようにしましょう。

2：現オフィスの契約内容を確認する

移転の目的をまとめることができたら、現オフィスの契約内容を確認しましょう。解約できるタイミングや敷金・保証金など確認しなければならないことがたくさんありますが、特に注意して確認しなければならないのは原状回復に関することです。

オフィスの明け渡しをする場合には原状回復工事をしなければなりません。具体的にどのような状態にして明け渡すのかは契約書に書かれていますので、確認するようにしましょう。

3：現オフィスの解約予告をする

契約により異なる場合もありますが、移転の6か月前までには現オフィスの解約通知を出し解約予告することも忘れないようにしましょう。

解約通知を書面などで提出しないと解約できない決まりとなっています。解約通知のタイミングが遅れると希望する日に解約することができず、スケジュールが狂い無駄な費用が発生してしまうことに繋がります。

賃貸借契約書を確認するときに解約予告の期日も確認しておくようにしましょう。

4：大まかなスケジュールを決める

オフィス移転が正式決定したら、移転希望日や新オフィスの稼働希望日をもとにしてスケジュールを決めましょう。

オフィス移転では原状回復工事や内装工事、引っ越しなどやらなければならないことがたくさんあり、最初からそれらにどれぐらいの時間かかるかわかりませんので、詳細なスケジュールではなく大まかなスケジュールを決めておきます。

大まかでもスケジュールを立てておけば、後から時間がなくなったということを防げます。

5：移転先オフィスを探す

移転の目的から移転先オフィスの条件を決め、移転先オフィスを探しはじめます。移転先オフィスの条件には立地・予算・設備・広さなどがあり、この中でもどれを最優先にするか優先順位を決めておくことで、物件選定をスムーズに進めることが可能です。

気になる物件をいくつかピックアップしたら実際に足を運んで内覧し、比較検討して決定します。内覧の際は質問したいことやチェックすべきポイントをまとめておくといいでしょう。

6：入居申込書を提出する

移転先のオフィスが決まったら、入居申込書を提出します。信用調査の結果、入居の承諾を得られると契約に進むことができます。

契約の際には、重要事項説明書に書かれている内容や説明されることをよく理解し契約しないと、入居後にトラブルが発生する可能性がありますので、しっかり内容を把握しトラブルは未然に防ぐようにしましょう。

また、契約には登記簿謄本の写しなどの書類や預託金が必要ですので、事前に準備する必要があります。

7：引っ越し業者を決める

移転の6～5か月前までに引っ越し業者を決めることもしなければなりません。複数の引っ越し業者から見積もりを取り、料金はもちろん作業内容を比較して選ぶようにしましょう。

オフィス移転では廃棄物が出る場合が多いので、引っ越しする日に引っ越し業者に廃棄物の引き取りを行ってもらった方が効率が良いです。引っ越し業者が廃棄物の引き取りまでしてくれるかどうかは、業者を決める際のポイントのひとつになります。

移転の4～3か月前までにするべきこと5つ

移転の6～5か月前までに大まかなスケジュールを決めたり、移転先オフィスを探したりすることができたら、移転の4～3か月前までに移転のために必要な工事の手配などをしていかなければなりません。

移転の4～3か月前までにするべきことは主に5つあります。

1：新オフィスのレイアウトを決める

移転先オフィスが決まったら、オフィスのレイアウトを決める作業をしていきます。

現オフィスの課題を解決できるようなレイアウトにすることだけでなく、社員が働きやすいレイアウトにすることが大切です。部署ごとに必要なスペース、応接室や休憩室など必要な部屋の数などを洗い出し配置していくようにします。

自分たちだけで進めるのではなく、専門家の意見を聞きながら取り組むと良いでしょう。

2：インフラ整備の工事日程の調整と契約をする

オフィスを移転する場合、移転先ですぐに電話や電気、インターネットなどが使えるようにインフラ工事をしておく必要があります。

時期によっては工事が混み合い希望日に工事ができないことが考えられますので、移転の4～3か月前までにインフラ整備の工事のスケジュール調整を行っておくようにしましょう。

入居するビルによっては業者が指定されている場合がありますので、事前に確認しておいた方が良いでしょう。

3：内装業者と打ち合わせをする

内装工事は移転の1か月前までに終わらせておくことができると引っ越しをスムーズに進めることができますので、移転の3か月前までに工事をはじめることができるようにします。

内装業者も複数の業者から見積もりを取り、料金と工事内容を照らし合わせながら決めるようにしましょう。自分たちの希望が反映されているか、決定したレイアウト通りか、などは工事がはじまる前に再度確認する必要があります。

4：原状回復の工事の依頼をする

原状回復工事は契約が満了する日までに完了させておく必要があります。床の貼り替えや壁紙の貼り替えなど原状回復工事には時間がかかるので、工事期間として1か月程度は見ておいた方が良いでしょう。

工事期間を考慮すると移転の4～3か月前までには工事業者を決め、工事の依頼を完了しておくことがおすすめです。

原状回復は管理会社が指定した業者に依頼して行いますが、指定がない場合には複数業者から見積もりを取り依頼しましょう。

5：什器やセキュリティ設備について決める

新オフィスのレイアウトを決めるのと同時に、什器やセキュリティ設備についても決めていかなければいけません。

什器を新調する場合にはオフィスデザインに調和するもので、社員の業務効率を上げることができるものを選び、納入までにどれぐらい時間がかかるのか確認しておくようにします。

セキュリティ設備はオフィスが入る建物に導入されている設備を確認し、何を新しく導入するか運用方法まで決定しておいた方が良いでしょう。

移転の2～1か月前までにするべきこと7つ

ここからは、移転の2～1か月前までにするべき7つのことについて紹介していきます。

移転の2～1か月前は内装工事など各種工事が進み、新オフィスへの移転作業が本格化する時期です。社内外に移転を伝える時期でもあり、これまでしてきた移転準備が無駄にならないようにさらに慎重に準備や作業を進めていかなければなりません。

1：オフィス移転についてのマニュアルを作る

移転の2～1か月前には移転を社員に周知し、担当者だけでなく会社全体で引っ越し準備を進めていく必要があります。

その際、移転のスケジュールや、誰がどう動くか役割分担などが書かれたオフィス移転マニュアルを作成しておくと良いでしょう。マニュアルがあれば引っ越し準備をスムーズに進めることができ、無駄を省けます。

マニュアルには廃棄するもの、持っていくもの、梱包方法なども記載しておくと良いでしょう。

2：名刺やパンフレットの発注をする

移転に伴い住所が変わることで、名刺・パンフレット・封筒など新しく作り直す必要があります。

名刺などは社員全員分を用意する必要があり大量になりますし、移転ギリギリで変更し忘れに気づいて焦ることが無いように、余裕を持って移転の2～1か月前までには終わらせておいた方が良いでしょう。

印刷物以外にもホームページや社判なども変更しなければなりませんので、印刷物と一緒に変更や発注を行っておきます。

3：取引先や顧客へ連絡をする

社外の方へも遅くとも1か月前までには移転の挨拶をするようにしましょう。取引先や顧客はもちろんのこと、銀行や業者など関わりのある方すべてに案内状を送ります。

連絡漏れがあると相手を混乱させ、移転後の業務に支障をきたしてしまう可能性がありますので、案内状の送付先リストは移転の2か月前までにまとめておくようにし、送付は移転の1か月前までに済ませましょう。

4：廃棄物を選ぶ

現オフィスから持っていくものと廃棄するものとに分ける作業を行います。

廃棄物の処理にはルールがあり、一般のゴミと一緒に出すことができない場合があります。廃棄物を引っ越し業者に引き取ってもらえる場合は良いですが、そうでない場合は廃棄物引き取りの専門業者に依頼するようにしましょう。

廃棄にもお金がかかりますので、再利用できるものはリサイクルショップに引き取りしてもらうとコストダウンすることができます。

5：家具などの注文をする

移転させるものと廃棄するものの選別が終わったら、新しく購入する家具などの発注を行います。

決定したレイアウトをもとに数や種類をリスト化し見積もりを行い、納期を確認し発注するようにしましょう。リース契約しているコピー機や電話機などOA機器は現在使っているものを移転しリース契約を継続するのか、新しいものに変えるのか決めて発注するようにしましょう。

6：各種工事を実施する

移転の2～1か月前には、手配していた内装工事やインフラ設備の工事など、各種工事を開始していきます。

新たに購入した家具やOA機器などの搬入もこの時期に行います。工事は複数の業者に依頼して行うことになりますので、それぞれの作業の邪魔にならないようにスケジュールの調整を行うようにしましょう。

トラブルで工事が期間内に終わらないこともありますので、業者とこまめに連絡を取りながらスケジュール調整します。

7：必要な届出や手続きの準備をする

オフィス移転では物品の移動だけでなく、関係機関に必要な届出をして手続きを行わなければなりません。法務局や税務署、郵便局などさまざまな場所に届出を行わなければなりません。手続きが煩雑でそれぞれ期日が決まっています。

届出の漏れや期日に間に合わないという事態が起きてしまうことも考えられますので、移転1か月前までに必要な書類の準備など速やかに届出や手続きができるような体制を整えておきましょう。

移転後にするべきこと

内装工事が終わり新しいオフィスへの引っ越しが完了したら、オフィス移転も完了するわけではありません。移転後にもやらなければならない作業があります。

移転後にするべきこととは、期限内に必要な届出や手続き、以前のオフィスの原状回復工事です。

ここからは、これら移転後にするべき2つのことについて紹介していきます。

期限内に必要な届け出や手続きをする

移転後には、必要な届け出や手続きをしなければなりません。届け出には、法務局での本店移転登記申請や支店移転登記申請、税務署での異動届出や給与支払い事業所等の開設・移転・廃止届出、都道府県税事務所での事業開始等の申告などがあります。

移転から1か月以内など各種手続きには期限が決まっていますので、期限内に終わらせるようにしましょう。

以前のオフィスの原状回復をする

以前のオフィスの原状回復工事も移転後にするべきことのひとつです。オフィスの原状回復工事は契約満了日までに完了させなければならない決まりとなっており、それまでに工事が終わらないと日割りで家賃が発生する場合もあります。

オフィスの原状回復工事は荷物を運び出した後でないとできません。工事期間として1か月程度は必要になりますので、移転日は契約満了日の1か月以上前に設定しておいた方が良いでしょう。

居抜きのオフィスとは？

オフィス移転はやらなければならない事が多く時間がかかりますし、工事や引っ越しなどに多額の費用が発生してしまいます。スケジュールが調整できなかったり、予算に限りがあるなど制約がある場合には居抜きのオフィスを利用することを検討しましょう。

居抜きオフィスとは、以前入居していた会社が使っていた内装や家具、什器などが残された物件のことを言います。居抜きオフィスを利用するとどんなメリットがあるのでしょう。

居抜きのオフィスに移転するメリットとは？

居抜きのオフィスに移転するメリットには、時間と移転費用の削減があります。

居抜きオフィスは内装や什器などが残されていますので、入居のために最低限の作業だけでいいことが考えられます。

レイアウトを考えたり、各業者とスケジュール調整したりということが省けますので時間を節約することができ、最小限の工事と設備の購入と搬入で良いので費用の削減も可能です。

スケジュールを立てて効率良くオフィスを移転しよう

ここまで、オフィス移転でするべきことを中心に紹介してきました。

オフィス移転は想像以上にやらなければならない事が多く、作業の漏れが発生してしまうとスケジュールが狂ってしまうことになり、無駄な費用や時間が発生してしまいます。

無駄な労力を使わないためにも、スケジュールを立てて効率良くオフィスを移転しましょう。