タッチダウンオフィスは必要？

タッチダウンオフィスとは、もともとオフィスの外で仕事ができる施設や空間のことを表していますが、自社オフィス内に同じように利用できる場所を設けている企業も見られます。

タッチダウンオフィスを社内に設けることには、様々なメリットがあります。

例えば、隙間時間の有効活用やちょっとした気分転換ができ、他部署の社員とのコミュニケーションをとれることなどです。

タッチダウンオフィスについて

「タッチダウンオフィス」とは、自分が仕事をする席以外の場所で、一時的に仕事をするためのオフィススペースのことです。

出張中の人やモバイルワーカーの利用が多く、多くの場合、駅の近くなど利便性が高い場所に設けられています。

中には、メールのチェックや簡単な作業ができるように、作業スペースや電源、通信環境が整えられており、プリンターやコピー機などの事務用品を利用できるところもあります。

タッチダウンオフィスの目的とは

タッチダウンオフィスの目的は、一時的に仕事をするためのスペースの確保です。そのため、喫茶店やレストランとは異なり、仕事をするための環境が整っていることが特徴です。

また、タッチダウンオフィスを利用することで、外出先から自社へ戻ることなく業務が行えるので、時間やコストが節約できます。

タッチダウンオフィスを利用することは、企業の生産性の向上にもつながると言えるでしょう。

タッチダウンオフィスの利用効果4つ

タッチダウンスペースが外出先などで一時的に業務を行うための場所として設けられたものであることは先述の通りですが、その利用効果にはどのようなものがあるのでしょうか。

ここからは、社内にタッチダウンオフィスを設置した場合に得られる、時間の節約以外にも様々なメリットを見て行きましょう。

以下に、4つのタッチダウンオフィスの利用効果を紹介します。

1：コミュニケーションが増える

タッチダウンオフィスは、普段は別の場所にいる他部署の社員同士や、テレワークなど自宅で仕事をしているチームのメンバーなどが、一緒に仕事をする場として利用できます。

また、会議を行う場所や、ちょっとした休憩を取る場所としても使えます。

それにより社員同士のコミュニケーションが増え、新しいアイデアが浮かんだり、様々な情報を共有したりできる効果が期待できるでしょう。

2：ちょっとした作業をすぐ行える

オフィスで仕事をする際、資料を探すために資料室へ行ったり、打ち合わせをするために他部署へ行ったりと、自席を離れることがあります。

そのようなとき、タッチダウンオフィスがあれば、簡単な調べものやちょっとした作業などをわざわざ自席まで戻らずとも、移動先で行うこともできます。

3：スペースを多方面で活用できる

タッチダウンオフィスの使い方は、仕事に限ったことばかりではありません。先に紹介した、コミュニケーションの場としての使い方をする企業も多いでしょう。

様々な使い方を視野に入れ、1人でも利用しやすいカウンター席や気軽に座れるカジュアルなテーブル席を設置し、自動販売機などをオフィスの出入り口付近や部署間の通路の辺りに設ければ、様々な人が利用しやすくなります。

会議の合間などの隙間時間にちょっとした作業を行ったり、考えがまとまらない時に気分転換にコーヒーを飲みに来たりなど、多方面でスペースを活用できます。

4：気分転換を兼ねて仕事に取り組める

自分の席で仕事をしている時に、集中力が途切れてしまう時もあるでしょう。どうしても業務に集中できないときなど、作業する場所を変えることで気分転換になる場合もあります。

そのような際、タッチダウンオフィスで業務を行えば、気分転換にもなり、仕事にも集中できるようになります。

普段テレワークで業務を行っている場合でも、自宅では集中しづらいときにタッチダウンオフィスを利用することで、仕事に集中できるようになるでしょう。

タッチダウンオフィスを作る方法4つ

タッチダウンオフィスは、社内のひと区画に必要な家具や備品を設置するだけで、比較的簡単につくることができます。

ここでは、社内にタッチダウンオフィスを設置するための手順を紹介します。これらを参考に、社員が利用しやすいタッチダウンオフィスを考えてみましょう。

1：まずは場所を確保する

タッチダウンオフィスは、人通りが多く社員の動線となる場所に設置するのが最適です。

例えば、オフィスの出入り口付近や部署と部署の間、自動販売機の近くなどが良いでしょう。また、社員にアイディアを募ることで、意外な場所がタッチダウンオフィスとして活用できることもあるでしょう。

2：スペースに合わせて必要な備品を選ぶ

場所が用意できたら、タッチダウンオフィスに必要な備品を用意します。

電源コンセントと無線LANなどのネット回線は最低限設置しましょう。電源コンセントは使う人がストレスなく使えるよう、使いやすい場所に設置します。

スペースを広く確保できる場合には、プリンターやコピー機を設置することで、さらに便利な空間になります。

3：オフィス家具を設置する

タッチダウンオフィスに設置する家具は、どのようにその場所を使うかで決めましょう。

「集中して作業を行う」「出張者が利用する」という目的であれば、スタンダードなデスクと椅子を設置して、きちんと座って作業できる形にすると良いでしょう。

また、外出までの隙間時間のような短時間での利用や、ちょっと立ち寄って資料のまとめや整理を行うような目的であれば、立って作業できる高さのデスクを用意すると良いでしょう。

この場合、椅子を設置するかどうかは必要に応じて決めましょう。

4：利用者にお知らせする

タッチダウンオフィスの準備ができたら、目的や利用の仕方を利用者に知らせしましょう。

きちんと告知をしなければ、利用して良いのか分からず利用率が伸びません。多くの人が気軽に利用できる場所だとアピールをしましょう。

空いていればいつでも利用できる場所にするのが理想です。

レンタルスペースをタッチダウンオフィスとして活用できる？

タッチダウンオフィスをオフィス内に設けようと考えても、場所やコストの問題ですぐには難しい場合があるでしょう。そのような場合は、レンタルスペースを活用してタッチダウンオフィスとする方法もあります。

もともとレンタルスペースは貸会議室としての役割も持っているので、オフィスの設備として必要なものが既に用意されていることが多く、契約すればすぐに利用できるメリットがあります。

例えば、アクセスに便利な場所をオフィスとして借りたくても、コストの問題などでなかなか借りられない場合も多いでしょう。

レンタルスペースであれば、一等地のビルなどのアクセスが便利な場所であっても、気軽に利用することができる点もメリットです。

多様な働き方の一つとしてタッチダウンオフィスを検討しよう

現在、テレワークが推奨され、在宅勤務も増えています。それに伴い、働き方や働く場所の見直しもこれから進んでいくでしょう。

隙間時間の休憩を兼ねて利用したり、気分転換に場所を変えて作業をしたり、または普段顔を合わせて話をすることのない社員同士がコミュニケーションを取ったりと、タッチダウンオフィスには様々な使い方があります。

タッチダウンオフィスは、これから多様な働き方が進んでいくにあたって、検討するに値するオフィスの在り方だと言えます。

働き方の見直しの一環として、タッチダウンオフィスを検討してみましょう。