オフィス移転の際の仲介業者とは？

オフィスの移転には労力も時間も費用もかかります。また、オフィスを移転することには重要な目的もあることが多く失敗することができません。

ですが、オフィスの移転は何度も経験するものではないので、ノウハウを持った企業は少ないでしょう。そのため、オフィスの移転をする際にはオフィス移転の仲介業者を頼る企業が多くあります。

オフィス移転の仲介業者は企業と物件オーナーの間に立ち、売買契約や賃貸借契約などの仲介を行ってくれます。また、業者によって物件探しや移転計画の立案など、いろいろなオフィス移転のサポートをしてもらうことが可能です。

しかし、オフィス移転の仲介業者はたくさんあるので、適切な選び方をする必要があります。

仲介手数料とは？

仲介手数料とは、物件の売買契約や賃貸契約の仲介を行ったことに対する報酬です。そのため、仲介手数料は物件のオーナーに支払うものではなく、不動産会社に支払うものです。

この仲介手数料には、法によって上限が決められていたり、契約が成立した場合に支払いが発生したりするなど、いろいろなルールがあります。

出典：仲介手数料について｜公益社団法人　全日本不動産協会
参照：https://www.zennichi.or.jp/public/knowledge/lease/chukai/

オフィス移転の際の仲介業者の選び方6つ

オフィス移転の仲介業者は多くありますが、業者ごとに得意分野が異なったり、蓄積されているノウハウが異なったりなどします。

そのため、オフィス移転の仲介業者を選ぶ際には、いくつかのポイントを押さえて、適切な業者を選べるようにしておかなければなりません。

1：オフィス専門の仲介をしている業者か

オフィスの移転は住宅の移転と異なり、契約や手続きが複雑であったり、機密情報を含む書類や精密機器などの慎重な扱いが必要な物が多くあったりします。

そのため、オフィス移転の仲介業者を選ぶ際には、オフィス移転のノウハウが十分に蓄積された業者を選ぶ必要があります。中にはオフィスの移転を専門に行う業者もあるので、情報の流出や荷物の破損、紛失を避けるためにもそれらの業者を頼る方が良いでしょう。

2：仲介業者の得意分野は何か

オフィス移転業者によって、蓄積されているノウハウの量や得意分野などは異なります。

そのため、業者選びをする際には大規模なオフィス移転が得意であったり、仲介の能力に強みを持っていたり、物件紹介や引っ越しスケジュールの立案などのサポートが充実しているなど、その業者がどのような特徴を持っているかを把握する必要があります。

これらを把握するためには、依頼できる仕事の範囲や過去の実績などを確認すると良いでしょう。

3：良いコミュニケーションが取れるか

オフィス移転は何ヶ月も前から計画をして、移転に必要な契約や手続き、工事など、多くのことを同時に進めていくことになります。そのため、オフィス移転はオフィス移転業者の担当者と綿密なコミュニケーションを取りながら進めていく必要があります。

もし、そのオフィス移転業者の担当者と良いコミュニケーションが取れなければ、スムーズなオフィス移転ができなくなってしまうでしょう。

また、企業と担当者が良いコミュニケーションを取れても、オフィス移転業者と工事や引っ越しの業者、物件のオーナーなども良いコミュニケーションが取れていなければ、円滑に移転計画が進められなくなることもあります。

4：仲介手数料が適切か

仲介手数料は物件の売買契約や賃貸契約が成立した際に不動産業者に支払うものです。また、仲介手数料は宅地建物取引業法によって上限が家賃の1ヶ月分までと決まっています。

そのため、契約が成立しなかったにもかかわらず仲介手数料を要求されたり、仲介手数料が家賃の1ヶ月分以上の金額となっている場合、その業者には注意した方が良いでしょう。

逆に、仲介手数料が0円という場合もあります。仲介手数料が無料なので怪しい業者と思ってしまう人もいますが、物件のオーナーが入居者を集めやすくするために、仲介手数料をオーナーが負担してくれるということもあります。

出典：法規制により仲介手数料には上限がある｜公益社団法人　全日本不動産協会
参照：https://www.zennichi.or.jp/public/knowledge/rental/chukai/

5：プロダクトマネジメントの実績があるか

オフィス移転業者によって請け負う仕事の範囲は異なります。しかし、オフィス移転には物件探しや契約、旧オフィスや新オフィスの工事、引っ越し作業など、多くのことを同時に進めていく必要があります。

そのため、オフィス移転を総合的にサポートしてもらうために、これらを管理していくプロダクトマネジメントを行っているかどうか、またどのような実績があるのかなども業者選びの判断材料に含めておきましょう。

6：細かくヒアリングしてくれるか

オフィス移転は何度も経験することではないので、そのオフィス移転には何が必要で、どのように進めれば良いかまったくわからないという企業もあります。

そのため、オフィス移転業者は企業が新オフィスにどのようなことを求めているのかを、しっかりとヒアリングする必要があります。

また、企業はオフィス移転に関する知識がないということを理解したうえで、細かくヒアリングをしたり、スムーズなやりとりを心がけたり、わかりやすい説明をしたりなど、丁寧な対応をしてくれる業者を選ぶようにしましょう。

オフィス移転の契約でかかる費用4つ

オフィスの移転ではいろいろな費用が発生するので、どのようなことに費用が発生するのかを把握できていないと、正しく予算を立てることができません。そのため、まずはオフィス移転にかかる主な費用から把握しておきましょう。

1：仲介手数料

仲介手数料は契約が成立した際に発生します。その上限は家賃の1ヶ月分となっています。

ただし、業者によっては仲介手数料が家賃の1ヶ月分よりも安かったり、物件によっては仲介手数料を物件のオーナーが負担してくれたりなどもするので、事前にその値段は確認しておくようにしましょう。

2：旧オフィスの原状回復費用

旧オフィスは退去する前に、オフィスを借りる前の状態に戻す原状回復工事が必要になります。この原状回復工事は住宅の場合でも必要になりますが、オフィスの場合はその原状回復するべき範囲が住宅の場合と比べると広くなっています。

そのため、どこまで原状回復が必要であるか、契約内容や物件のオーナーに確認するようにしましょう。原状回復の確認不足はトラブルにも繋がりやすいので注意が必要です。

3：新しいオフィスの契約費用

新しいオフィスが決まれば契約になりますが、契約の際には、敷金や補償金、賃料の前払いなどが必要です。これらの支払いはまとめると高額となるので、事前に契約時に必要となる費用は確認しておく必要があるでしょう。

4：新しいオフィスの工事費用や引っ越し費用

オフィスの引っ越しでは荷物が多かったり、大きな物があったり、扱いに注意が必要な物などがあったりするでしょう。そのため、住宅の引っ越しよりも費用がかかります。

また、不要で処分してもらう物の多さや、新オフィスにエレベーターがあるか、クレーン作業が必要になるかなど、いろいろな条件によって引っ越し費用は変わります。

そのため、事前に見積もりでどのくらいの費用が必要になるか確認しておきましょう。

オフィス移転でおさえるべきポイント6つ

オフィスの移転には多くの労力や時間、費用がかかることになります。また、オフィスの移転には目的もあります。そのため、オフィス移転は失敗することができません。

オフィス移転に失敗しないためにも、オフィス移転をする際にはどのようなポイントに注意すべきか押さえておくようにしましょう。

1：現オフィスの問題点をまとめる

オフィスの移転は住宅の引っ越しのように気軽に行えるものではありません。そのため、オフィス移転を検討する際には、まず現オフィスが抱えている問題点を把握する必要があります。

その問題点には従業員の増加によってオフィスが狭くなった、事業の効率化をするために現オフィスの立地では不便などがあるでしょう。

それら問題点をまとめ、その問題点が解決すべきものであるかどうか、オフィスの移転によって解決できるかどうかなどを検討して、オフィスの移転が本当に必要であるかどうかを判断します。

2：オフィス移転の際にかかる費用を確認する

オフィスの移転には、引越し作業や原状回復工事、入居工事、契約や手続きなどによって、大きな費用がかかります。

そのため、オフィスの移転にはどのような費用が、どのくらい必要であるかを把握しておく必要があります。もし、これらを把握できていなければ予算を立てることができません。

また、どのような費用が発生するかを把握できていなければ、費用を抑える方法を検討することもできません。

3：新しいオフィスに移転する目的をはっきりさせる

現オフィスの問題点を把握できれば、その問題点を改善するためにオフィスの移転をすることになります。そのため、何のために新しいオフィスが必要であるかを明確にしておかないと、新しいオフィスを探すための条件を決めることができません。

新しいオフィス選びの条件が曖昧では問題が解決できず、オフィス移転に失敗してしまいます。

また、新しいオフィスに求める条件が多くあるという場合も少なくありません。そのような場合はすべての条件を満たす物件を見つけることが難しいので、求める条件に優先順位を付けたり、妥協点を検討しておくことも重要です。

4：解約予告時期を確認する

オフィス移転を決めたら、現オフィスの賃貸契約の内容も確認しておくことが必要です。契約の内容には解約予告時期について書かれていることがあります。

もし、3ヶ月後にオフィス移転が決定しているのに、解約予告時期が5ヶ月以上前となっていると、オフィスの移転のタイミングに合わせて解約ができなくなってしまいます。また、契約期間や原状回復の範囲などもトラブルになりやすいので、契約内容から確認しておきましょう。

5：新しいオフィスの立地を確認する

オフィスを移転させて事業が行いにくくなってしまうようなことがあってはいけません。また、従業員の通勤のことも考えて、駅から遠かったり、車で入りにくかったりなどしないようにしましょう。

通勤は毎日のことであり、通勤がしにくいと従業員の負担が大きくなってしまい、仕事の効率に影響が出ることもあります。他にも、周辺に食事ができるお店があったりすることも従業員のモチベーションに影響します。

そのため、オフィス移転では事業のことだけでなく、従業員のことも配慮して立地を決めることも重要です。

6：決算対策を考えて計画を立てる

オフィス移転ではいろいろなことに費用が発生します。その費用は節税に繋げることも可能です。原状回復工事や引っ越し費用、廃棄費用や仲介手数料などは全額費用計上できたり、返却された保証金は課税対象ではなかったりなどします。

そのため、オフィスの移転はタイミングを考えて行うことで、決算対策にすることができます。

オフィス移転の際は適切な仲介業者を見極めよう

オフィスの移転は失敗することができません。そのため、オフィス移転の仲介業者に依頼をする企業は多いです。しかし、仲介業者は多くあるので、その中から自社のオフィス移転の条件に適した業者を選ぶようにしなければなりません。

適切な仲介業者を選ぶために、適切な仲介業者を見極めるポイントを押さえておくようにしましょう。