オフィス移転に関しての事前知識3つ

オフィスの移転を検討し始めたのなら、どのように進めていけばいいのかなど移転について知っておかなければいけないことがあります。

オフィス移転をする前に知っておきたい、事前知識3つを見ていきましょう。

1：移転にかかる期間の目安とは

1つ目は、移転にかかる期間の目安を知ることです。

オフィスの移転は、ただ引越しをすればいいだけではありません。新オフィスや旧オフィスの手続きなど、多様で複雑な作業があります。これらの作業がどれくらいの期間があれば無事移転を終えられるのかなど、移転にかかる期間を把握する必要があります。

目安としては、賃貸借契約書に記載されている解約通知期間に合わせてスケジュールを立てていくとよいでしょう。

2：移転のタイミング

2つ目は、移転のタイミングについてです。どのようなときに移転をするべきかタイミングを知っておきましょう。

例えば、オフィスの賃貸契約の更新は移転のタイミングとして最適といえます。契約更新が近い場合は検討してみるといいでしょう。また、従業員が増加したことでオフィスが手狭になってきた際や、今のオフィスに不満が出てきた際などにも検討してみるといいでしょう。

3：移転の際の費用はどのくらいかかるのか

3つ目は移転の際にかかる費用がどれくらいなのかを把握することです。

オフィスの移転には、引っ越し費用以外にも内装をはじめとする工事などさまざまな費用がかかります。全ての工程でどれくらい費用がかかるのか、どれくらいの予算を組めばいいのかを事前に知っておく必要があります。

オフィス移転を検討する際には、事前に移転にかかる費用を調べておきましょう。

新オフィスへの移転準備から当日までの流れ8つ

新オフィスへの移転準備やその後の移転当日までは、どのような流れで進めていくのでしょうか。

オフィスの移転までに行うタスクは多くありますが、流れを無視してできるところから始めてしまうと、日程通りに移転を終えられない可能性もあります。オフィスの移転は準備から当日までの流れを知ることが大切です。

では、どのように進めていけばよいのか、オフィスの移転準備から当日までの流れを見ていきましょう。

1：移転目的を設定する

1つ目は、移転目的を設定することです。

従業員が増えたので広いオフィスに移転したい、駅から近いオフィスに引っ越ししたいなど、移転の目的を明確に設定することで、新しいオフィスを探す指針になります。

そのために、まずは今のオフィスの現状から課題点を精査し、立地やオフィスの内装など、移転先となるオフィスに求める点を突き詰めていきましょう。

2：新オフィスの物件を探す

2つ目は、新オフィスの物件を探すことです。

どのような立地でどのような施設があるのかなど周辺環境や、家賃など入居コストや新オフィスの設備などチェックしながら、新オフィスとなる物件を探していきましょう。

その際は、最初に設定した移転する目的も念頭において検討しましょう。目的を条件とすることで、より目的に沿った物件を見つけられるでしょう。

3：レイアウトを考える

3つ目はレイアウトを考えることです。

レイアウトを考えるときには、各部署のゾーニングや執務室以外の配置などを考え、専門業者と話し合いながら具体的なレイアウトプランを作成します。レイアウトが決まったら、移転目的に合っているのかも確認しましょう。

家具の調達などを考えて、レイアウト作業は移転する4ヶ月程前には終わらせておきましょう。

4：オフィス家具を選定する

4つ目はオフィス家具を選定することです。

新オフィスへの移転を機に購入する家具の選定や、旧オフィスから使っていたコピー機などの機器をリースし続けるか交換するかなどを選定します。

家具を選定する際は、新オフィスでの用途やサイズが合っているのかなどを確認してから見積もりを依頼しましょう。また、旧オフィスの家具で新オフィスでは使わないものは廃棄することになるので、それらもリストアップしましょう。

5：引っ越し業者を決める

5つ目は引っ越し業者を決めることです。

引っ越し業者の選定で大切なことは、複数の業者から見積もりをとることです。その際、作業内容もしっかりと確認しておきましょう。コストだけを重視した場合、作業内容によっては別の業者に依頼せざるを得ないなど余分なコストがかかってしまう可能性もあります。

コスト面や作業内容を確認し、検討した上で引っ越し業者を選びましょう。

6：移転・引っ越しに関するマニュアルを作成する

6つ目は、移転・引っ越しに関するマニュアルを作成することです。

オフィスの移転や引っ越し作業は、想像以上に多く複雑です。そのため、社内の誰もが移転・引っ越しに関する内容を把握できるようにしておかなければなりません。

引っ越しまでのスケジュールなどを作成し、誰が、いつ、どのような作業をするのかなどマニュアルを作成し、進捗状況などを誰もが把握できるようにしましょう。

7：引っ越し準備から当日作業へ

7つ目は、引っ越し準備から当日作業についてです。

移転の際に持っていくものや廃棄するものなどのリストを作成し、荷物の梱包を使用頻度の少ないものから始めていきます。引っ越し当日には誰が何をするのか、立会いは誰がするのかなどを決めましょう。

引っ越し全体のスケジュール確認は遅くとも1ヶ月前には始め、当日の作業分担は1週間前には決めておきましょう。

8：各種届出書類を提出する

8つ目は、各種届出書類を提出することです。

引っ越しが終わったら作業終了というわけではありません。法務局や労働基準監督署など、さまざまな公的機関に移転に関わる届出を行わなければなりません。

ほとんどの届出は提出期限があるので事前に調べておき、移転する前に書類などを準備しましょう。

オフィス移転後に行う工事4つ

オフィスの移転で特に注意が必要な事が、内装などの工事です。

各種工事は移転の目的や日程などに深く関わり、上手くいかなければ移転の流れがストップしたり、その後の業務にも支障をきたしたりすることになるからです。

では、工事にはどのようなものがあるのでしょうか。オフィスの移転に重要な工事について見ていきましょう。

1：内装関連

1つ目は、内装関連の工事です。この内装関連の工事はほかの工事にも影響が出るため、しっかりと確認しながら進めていかなければなりません。

内装工事に入る前のレイアウトやスケジュールの確認、施行後の内装チェックや工事費用の確認など、内装工事に関わるタスクは細かくあります。

2：セキュリティ関連

2つ目はセキュリティ関連の工事です。個人情報や機密情報などを扱う場合、セキュリティ対策は重要です。そのため、セキュリティに関連する工事もしっかりと行いましょう。

セキュリティ関連の工事を行う時は、ビルの管理会社やオーナーに指定業者があるのかどうかを確認してから業者を選定します。もし指定業者がいない場合は、複数の業者から選定するようにしましょう。

3：電気・通信関連

3つ目は電気・通信関連の工事です。電気と通信関連の工事は業務に直結するため、移転後困ることがないようスケジュールを立てることが重要です。

電気・通信関連の工事もセキュリティ関連の工事同様、指定業者の有無をオーナーとビル管理会社に確認してから探しましょう。また、業者の選定と依頼は、移転の3ヶ月前には済ませておきましょう。

4：空調関連

4つ目は空調関連の工事です。

空調関連の工事もセキュリティや電気関連の工事と同じように、オーナーやビル管理会社に指定業者の有無を確認してから選定します。

空調関連はオフィス空間の快適さにも繋がるので、オフィス移転後すぐに使用できるよう早めに工事を依頼しましょう。また、他の工事とスケジュールが被らないように注意することも大切です。

オフィスを移転する際の前オフィスの対応2つ

新オフィスへの移転を進めるとともに、前オフィスへの対応も必要です。前オフィスの対応は、後回しにすることなくオフィス移転のタスクの1つとして忘れずに対応しましょう。

では、前オフィスの対応にはどのような物があるのでしょうか。前オフィスの対応2つを見ていきましょう。

解約予約をする

前オフィスの対応1つ目は、解約予約をすることです。

まず、賃貸借契約書にある解約予告期間を確認します。解約予告期間は一般的に6ヶ月前とされていますが、絶対に6ヶ月であるとは限りません。また、解約予告期間とともに、委託金や敷金の返却期間も併せて確認しましょう。

原状回復をする

前オフィスの対応2つ目は、原状回復をすることです。

オフィスの原状回復は、撤去と修繕を終えてから引き渡しますが、ほとんどの場合は、テナント側が原状回復工事の費用を負担することになります。その際、業者が指定されていることもあるので、解約予告の際に確認を取るようにしましょう。

また、工事は引き渡し日までに終えなければならないため、引越し後1ヶ月を目途にスケジュールを組むようにしましょう。

スムーズなオフィス移転を実行しよう

新オフィスへの移転について見ていきました。

新オフィスへスムーズに移転するためには、さまざまなタスクを流れに沿って行っていかなければなりません。そのためには、どのタスクをいつ頃始めればいいのかなどスケジュールをしっかりと組みましょう。また、進捗状況が一目で分かるようにすることも大切です。

移転の準備などの流れを把握し、スムーズな移転を実行しましょう。