リモートワークの会議とは

「リモート会議」とは、インターネット回線や電話回線を通じて、遠隔地にいる人同士がモニターを介して行う会議のことです。

社員がどこにいても会議に参加できる方法として、リモート会議が行われてきました。しかし新型コロナウイルスよりリモートワークを選択する企業が増え、また会議もリモート会議で行う企業が増えたという現状があります。

リモートワークで行われる会議の特徴

リモートワークで行われる会議は主に「Web会議」「テレビ会議」「電話会議」の3種類があります。

Web会議とテレビ会議はビデオ通話できますが、インターネット回線とウェブカメラがあれば始められるWeb会議に対して、テレビ会議では専用の機器が必要になりコストがかかるという特徴があります。

それほど環境がなくても始められるのがWeb会議と電話会議で、しっかり設備を用意しなければ始められないのがテレビ会議です。

Web会議とは

近年よく利用されているリモート会議は、Web会議でしょう。Web会議は元からあるスマートフォンやパソコンに専用アプリやソフトをダウンロードすることで、インターネット環境と必要機材さえあればリモート会議が行えるようになります。

リモートワークでの会議でビデオ通話するにはウェブカメラが必要ですが、ノートパソコンやスマートフォンであれば元から搭載されていることが多いため、すぐに始められるという利点があります。

Web会議の特徴

Web会議には既存のパソコンやスマートフォンを使って行えるため初期費用が発生しにくいという特徴、テレビ会議と違い少人数での会議でも使いやすいという特徴があります。

リモートワークが増えた昨今、リモート会議といえばWeb会議を指していることもあります。またWeb会議には自社でシステムを構築した「オンプレミス型」と、外部サーバーを利用する「クラウド型」の2種類があります。

リモートワークでWeb会議を導入するメリット8選

リモートワークは新型コロナウイルスの流行を機に、さまざまな企業で導入されいっきに普及しています。それに伴い、リモート会議としてWeb会議を導入する企業も増えているでしょう。

ここでは、リモート会議としてWeb会議を導入する上での8つのメリットについて紹介します。

1：移動コストの削減

Web会議はリモートワークで活躍する他、本社と支店間の会議も双方がどちらかに移動する必要がなく、それぞれのオフィスで会議に参加できるため移動コストがかからないメリットがあります。

Web会議がなかった頃は、直接顔を合わせてする会議が主でした。お互いの顔を見てやりとりできるメリットがあるとはいえ、双方が同じ場所にいなければならず、遠方だと移動時間や交通費がかかるデメリットがありました。

2：退職者を減らせる

現在働いている人でも、出産や育児・介護といった理由で退職を余儀なくされることがあります。Web会議で会議するようになれば、そういった人たちがリモートワークで働けますし会議に参加できるようになるため、結果的に退職者を減らせるというメリットがあるでしょう。

現在の日本は少子高齢化で、さまざまな業界で人手不足だと言われています。Web会議を導入することで退職者を減らせるでしょう。

3：人材を確保しやすくなる

Web会議を導入すると、自社内での会議だけでなく採用希望者の面接も遠隔から行えるようになるため、遠方の人材を確保しやすくなるメリットがあります。

遠隔地であるために面接を受けに行けないという人たちもいます。面接は顔を合わせてするものだというイメージがありますが、Web会議を活用したWeb面接なら同じように相手の顔が見えるため、人となりもよく分かるというメリットがあります。

4：コミュニケーションがとりやすい

Web会議は会議だけでなく、リモートワーク中のコミュニケーション手段としても手軽に活用できるメリットがあります。

例えばテレビ会議では機器が必要となり、会議室で使われることが主ですが、Web会議は自分が持っているパソコンやスマートフォンでできます。リモートワーク中に聞きたいことや話したいことができた時、すぐに連絡をとる手段として活用しやすいでしょう。

5：場所を選ばずに会議ができる

Web会議はネットを利用し、リモートワーク中の自宅からでも会議に参加できるため、会議室の場所を考える必要がなく、会議室も用意する必要がないというメリットがあります。

Web会議であれば、会議のために出社することがなくなります。大勢で会議する場合でも、広い会議室を用意する必要はありません。場所を問わず、社員がどこにいても会議に参加できるメリットがあるでしょう。

6：経営判断・意思決定がスピードアップ

Web会議では社員それぞれが持っている情報を、ネットを通じて素早く全員に共有できること、会議にすぐ参加できることから経営判断や会議での意思決定がスピードアップするメリットもあります。

Web会議では紙の資料を使わず、前もって資料を共有でき、会議の様子をそのまま録画しておけるという特徴があります。リモートワーク中であっても、社員同士の情報共有はスムーズに行えるでしょう。

7：働きやすい職場づくりが実現できる

近年では毎日出社するのが普通ではなく、色々な働き方をしたいという労働者が増えています。Web会議を導入しリモートワークしやすくすることは、さまざまな働き方を希望する労働者にとって働きやすい職場づくりに繋がります。

毎日オフィスに出社するという働き方だけではなく、さまざまな働き方の選択肢を提供できるのがWeb会議を導入することのメリットでしょう。

8：災害や感染症の影響を受けにくい

近年リモートワークやリモート会議が普及した背景には、新型コロナウイルスの流行がありました。

Web会議ならば感染症が流行していても通勤を必要としないため会議を開くことに支障ありませんし、災害が起こって交通網が寸断されていたとしてもWebで会議が開けるというメリットがあります。

感染症も災害も、いつ流行するか起こるか分かりません。いつでもどこでも会議に参加できるWeb会議を導入しておくと、そういったリスクへの対策になるでしょう。

Web会議おすすめの使い方6選

Web会議のために導入するツールにはさまざまな機能がついているため、上手く使いこなすことも重要でしょう。ここでは、Web会議で使えるおすすめの機能を6つほど紹介します。

Web会議はただリモートワークの会議で使うだけでなく、これらの機能を使うことでよりメリットを受けられるようになるでしょう。どのような機能があるのか、チェックしてみてください。

1：ライブ映像の配信

Web会議では、限定メンバーにライブ映像を配信して共有できる機能があります。

普段の会議でライブ映像を配信することはあまりないでしょうが、会社の式典や行事、株主総会をバーチャルで行うといった方法で使うことがあります。リモートでお互いに遠隔地にいながら、同じ映像を共有できます。

2：チャットでコミュニケーション

Web会議はビデオ通話でお互いにコミュニケーションがとれて、通常の会議と同じように進行できます。

チャットにはボイスチャットとテキストチャットがあります。会議と同等に使いたいならビデオ通話でのボイスチャットを選択することが多いでしょう。環境により、声を出しづらい方はテキストチャットという選択肢がありますし、メッセージを伝える手段としても使えます。

3：ファイルの受け渡し

Web会議や通常の業務で必要なファイルやディレクトリを共有できるため、情報のやりとりがスムーズに行えます。

共有するファイルについても、後から編集可能にするか編集不可にするか選べます。パスワード設定も可能なので、Web会議のメンバーだけに共有する場合や、特定のメンバーのみに絞って閲覧やダウンロードを許可する使い方もできます。

4：Webセミナーの活用

Web会議のシステムを用いて、Webセミナーの開催も可能です。Web会議システムでWebセミナーを開催する方法は2つ、ライブ配信でセミナーする方法と、セミナーを録画していつでも見られるような形で共有する方法です。

ライブ配信では、リアルタイムに質疑応答できるメリットがあります。録画でのセミナー配信は見たい時に見られるというメリットがあります。

5：ホワイトボード機能

ホワイトボード機能を有したWeb会議システムでは、思いついたことをその場でホワイトボードに書き込んで共有する使い方ができる他、メモ帳としてホワイトボードを使う使い方も可能です。

現実で使うホワイトボードと同じように複数の人数で書き込めること、さまざまな色を使い分けて目立たせたりする機能を有しているものもあります。オンラインホワイトボードツールはいくつかあるので、機能を確認してみましょう。

6：録画機能

録画機能を有しているWeb会議システムを使えば、会議内容を録画しておけるため、後から見返すことが容易な議事録としても活用できます。

Web会議システムで録画するには、機能を有しているものを選ぶ必要があります。しかしパソコンでOSにWindows10を使っていた場合はWindows10に録画機能が搭載されているので、そちらも使えます。

リモートワークでWeb会議を行う際に必要な機材3選

リモートワークでWeb会議を開催する企業は増えていますが、快適なWeb会議にするためにはいくつか揃えなければならない、または揃えておいた方がよい機材があります。

ここで紹介する3つの機材はほぼ必須といってもよい機材なので、Web会議するなら導入を検討してみましょう。

1：外付けマイク

内蔵マイクという手段もありますが、内蔵マイクでは性能が限られているため、よりスムーズなWeb会議運営のためには専用の外付けマイクを用意した方がよいでしょう。

内蔵マイクを使った場合は機能が限られており、ハウリングが起きたり他の人が聞き取りにくい音声になったりする可能性があります。リモートワークでマイクを使う機会は多いため、揃えておくとよいでしょう。

2：PC・インターネット環境

リモートワークするなら、パソコンやインターネット環境は必須と言えるでしょう。リモートワークが可能な機能を有するパソコン、Web会議を遅延少なく参加できるインターネット環境が欲しいところです。

ただ光回線が必須ということではありません。光回線であればより安定して速くなりますが、Wi-FiでもリモートワークやWeb会議は行えます。

3：ヘッドセット

必須とまではいきませんが、準備した方がよい機材としてヘッドセットがあります。

ヘッドセットがなくても内蔵や外付けスピーカーを使う手段もありますが、周囲の音が大きい場合には相手の発言を聞き逃したり、聞き間違えたりする場合があります。ヘッドセットであればよりクリアに発言内容が聞こえるため、できれば欲しい機材です。

Web会議の機材に注意すべき点3選

ここではWeb会議で使う機材を選ぶポイントについて、3つの注意点を紹介します。

Web会議で使う機材を選ぶ際、適当に選ぶとさまざまな理由で失敗してしまうことがあります。結果的に他のものに買い替えなければならないこともあるので、最初から注意点を押さえた機材を選ぶように心がけましょう。

1：ハウリングの発生を防ぐ

マイクのハウリングやエコーを防ぐために、ノイズキャンセル機能やエコーキャンセル機能がついたマイクを使うこと、ハウリングが発生する場所の特定、音量を小さくするなど対策してみましょう。

Web会議でハウリングやエコーが発生すると、自分の声が相手に聞き取りづらくなります。時にはキーンという誰が聞いても不快に感じる音が混じってしまうこともあります。マイクのハウリング・エコー対策は必須でしょう。

2：マイクが拾う音の範囲

マイクが部屋の中の雑音を拾ってしまいノイズになることがあるため、拾う音の範囲を考えた上でリモートワークやWeb会議に使うマイクを選びましょう。

基本的には、「単一指向性」を選ぶとよいでしょう。単一指向性のマイクは、正面の音のみを拾うマイクです。複数人数でWeb会議するのでないなら、単一指向性マイクを選べば雑音を拾いにくくなるでしょう。複数で使うなら無指向性となります。

3：カメラに映り込む範囲

リモートワークでのWeb会議は自宅や自分の部屋ですることが多いため、見られたくないところを映さないようにカメラの画角に気をつけて選びましょう。

あまりに画角の広いカメラを使ってしまうと、複数人で使うにはよいですが、映したくないところも映り込む可能性があります。1人で使うならば、画角は60度程度でよいでしょう。

リモートワークを行う際はWeb会議で業務効率化を推進しよう

リモートワークを取り入れる企業が増えていることから注目されているWeb会議ですが、導入のためのコストがあまりかからず、移動の手間や情報共有が速い点から業務効率化に役立ちます。

どこからでも会議に参加できるWeb会議を上手く活用して、業務効率化を目指してみましょう。